이번 포스팅에서는 엑셀 실무에서 가장 많이 쓰이는 엑셀 필터 설정 방법에 대해 정리해보았습니다. 우선 엑셀 필터 기능 기본 개념과 어떤 옵션이 있는지 가볍게 살펴보고 예시를 통해 엑셀 필터 설정 방법을 익히도록 하겠습니다.
엑셀(Excel)은 마이크로소프트(Microsoft) 사에서 개발한 매우 강력하고 여러가지 기능을 갖춘 스프레드시트 프로그램입니다. 이 프로그램은 데이터를 저장, 조작, 분석하는 데 필요한 다양한 도구와 기능을 제공하여 회계, 경리 및 다양한 분야에서 중요한 역할을 합니다.
엑셀은 마이크로소프트 오피스(Microsoft Office) 제품군의 일부로, 특히 윈도우(Windows) 운영 체제를 사용할 경우 특히 자주 활용 됩니다. 엑셀의 표 형식의 인터페이스는 사용자가 데이터를 쉽게 입력하고, 정렬하며, 필터링할 수 있게 해주어 데이터 관리를 간소화합니다.
데이터가 많아질수록, 즉 스프레드시트가 커지고 복잡해질수록, 필요한 정보를 찾고 분석하는 것이 점점 어려워집니다. 이때 엑셀의 ‘필터 기능’이 매우 유용하게 사용됩니다. 필터 기능을 사용하면, 큰 데이터 세트에서 특정 조건이나 값에 해당하는 데이터만을 빠르고 효율적으로 표시할 수 있습니다. 이 기능은 특히 대량의 데이터를 다룰 때 매우 효과적입니다.
이번 포스팅에서는 우선 엑셀 필터 기능이란 무엇인지 살펴보고 기본 엑셀 필터 설정 방법과 옵션에 대해 살펴보고 예시를 통해 실제 엑셀 필터 설정 방법에 대해 알아보았습니다.
엑셀 필터 기능의 이해와 기본 사용 방법
엑셀 필터 기능은 엑셀 테이블의 특정 열에 적용되어 그 열의 데이터를 기준으로 행을 보여주거나 숨깁니다. 예를 들어, ‘매뉴얼 이름’ 열에 필터를 적용하고 ‘IT 매뉴얼A’만 선택하면, ‘IT매뉴얼A’라는 데이터를 포함하는 행만 표시됩니다.
엑셀 필터 적용 방법
가장 기본적인 엑셀 필터 설정 방법은 아래와 같습니다.
- 엑셀에서 필터를 적용하려면 먼저 필터를 적용하고자 하는 열의 제목을 선택합니다.
- 그런 다음 리본 메뉴의 ‘데이터‘ 탭에서 “정렬 및 필터“를 누르고 다시 아래에 나타난 ‘필터‘ 버튼을 클릭합니다. 이렇게 하면 선택한 열의 제목 옆에 드롭다운 메뉴가 나타납니다.
- 이 드롭다운 메뉴를 사용하여 표시하고 싶은 데이터를 선택할 수 있습니다.
다양한 엑셀 필터 옵션
- 엑셀 필터는 단순한 텍스트 필터링뿐만 아니라 날짜, 숫자 범위 등 다양한 조건으로 필터링을 할 수 있습니다.
- 예를 들어, 특정 날짜 이후의 데이터만 보거나, 특정 숫자 범위에 속하는 데이터만 필터링할 수 있습니다.
엑셀의 필터 기능은 사용자가 대규모 데이터 세트에서 관련 정보를 빠르게 찾고, 불필요한 정보를 제외하며, 데이터를 더욱 효과적으로 분석할 수 있게 해줍니다.
엑셀 필터 설정 예시
엑셀의 필터 기능은 데이터를 효율적으로 관리하고 분석하는 데 매우 중요한 도구입니다. 이 기능을 이해하기 위해 IT 매뉴얼 데이터를 임의로 만들어서 아래와 같이 예시를 구성해보았습니다.
- 열: 매뉴얼 이름, 출판 날짜, 저자, 페이지 수, 카테고리
- 행: IT 매뉴얼 A, B, C와 다른 여러 매뉴얼에 대한 정보
| 매뉴얼 이름 | 출판 날짜 | 저자 | 페이지 수 | 카테고리 |
|---|---|---|---|---|
| IT 매뉴얼 A | 2023-01-15 | 김태현 | 120 | 프로그래밍 |
| IT 매뉴얼 B | 2023-03-22 | 박준호 | 150 | 데이터베이스 |
| IT 매뉴얼 C | 2023-07-08 | 이승현 | 200 | 소프트웨어 엔지니어링 |
| 네트워킹 가이드 | 2022-11-30 | 최유정 | 180 | 네트워킹 |
| 코딩 시작하기 | 2023-02-20 | 홍길동 | 90 | 프로그래밍 입문 |
| 보안 기초 | 2022-12-15 | 장보고 | 110 | 정보 보안 |
이 데이터 세트에서 필터 기능을 사용하여 특정 조건에 맞는 데이터만을 쉽게 찾아볼 수 있습니다.
1. 기본 필터 적용 방법
열 선택: 먼저 필터를 적용하고 싶은 열의 제목을 클릭합니다. 예를 들어, ‘매뉴얼 이름’ 열을 클릭할 수 있습니다.
필터 활성화: 엑셀 리본 메뉴의 ‘데이터’ 탭에서 ‘필터’ 버튼을 클릭합니다.
필터 적용: 열 제목 옆에 나타나는 드롭다운 메뉴를 클릭하여 필터링할 항목을 선택합니다. 예를 들어, ‘IT 매뉴얼 A’만 보고 싶다면, 해당 항목만 체크합니다.
이렇게 하면 스프레드시트에서 ‘IT 매뉴얼 A’와 관련된 행만 표시됩니다.
2. 다양한 필터 옵션
엑셀 필터는 단순한 텍스트 선택뿐만 아니라 날짜, 숫자 등 다양한 데이터 유형에 대한 필터링 옵션을 제공합니다.
예시: 날짜 필터링 (출판 날짜 열 선택 > 필터 선택 > “날짜 필터” 선택)
- ‘출판 날짜’ 열에 필터를 적용할 수 있습니다.
- 날짜 필터 옵션을 사용하여 특정 기간 동안 출판된 매뉴얼만 볼 수 있습니다.
- 예를 들어, 이번달 또는 다음 분기, 올해 출판된 매뉴얼을 찾을 수 있습니다.
예시: 숫자 필터링 (페이지 수 열 선택 > 필터 선택 > “숫자 필터” 선택)
- ‘페이지 수’ 열에 숫자 필터를 적용할 수 있습니다.
- 특정 페이지 범위를 가진 매뉴얼만 보고 싶다면, 그에 맞는 숫자 범위를 설정할 수 있습니다.
- 예를 들어, 특정 페이지수 사이 뿐 아니라 평균 초과/평균 미만 페이지 수의 매뉴얼만을 필터링할 수 있습니다.
엑셀 필터 안됨 오류 해결 방법
간혹 엑셀 필터를 적용하려고 할 때 엑셀에서 “이 작업을 수행하려면 병합하려는 모든 셀의 크기가 동일해야 합니다.” 오류가 나타나는 경우가 있는데요, 이 오류는 대부분 병합된 셀이 포함된 경우 발생이 됩니다.
엑셀이 병합된 셀이 있는지 확인해보고 해당 셀의 마우스 우클릭 셀 서식 > 셀 병합 해제(체크 해제) 를 통해서 셀을 분리해주면 엑셀 필터 안됨 문제가 해결 됩니다.
마이크로소프트 지원 페이지에서도 엑셀 필터 설정 관련하여 가볍게 사용법을 안내하고 있습니다.
이번 포스팅에서는 우선 엑셀 필터 기능이란 무엇인지 살펴보고 기본 엑셀 필터 설정 방법과 옵션에 대해 살펴보고 예시를 통해 실제 엑셀 필터 설정 방법에 대해 정리해보았습니다.
앞선 포스팅에서 정리한 엑셀 사용법 및 노하우 관련 글은 아래와 같습니다.
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