이번 포스팅에서는 엑셀 통일성과 정확성을 높여주는 엑셀 드롭다운 만들기 방법에 대해 정리해보았습니다. 먼저 드롭다운 UI의 특징과 어느 경우 사용하면 좋은지 정리해보고 엑셀의 데이터 유효성 검사 기능이 무엇인지 알아보고 이를 통한 엑셀 드롭다운 만들기 방법을 정리해보았습니다.
참고로 아래 글은 아래 테스트 날짜와 기기, 앱 버전에서 작동 여부를 직접 확인 완료 하였습니다.
테스트 날짜 : 25년 10월 8일
윈도우 버전 : Windows 11 Home / 24H2
사용기기 : Microsoft Surface Pro 11th Edition
프로그램명/버전 : Microsoft 365 / Excel / 버전 2508
엑셀로 여러 사람의 데이터를 취합하는 작업을 해보신 분이라면 누구나 공감할 만한 경험이 있습니다. 예전에 신입사원 시절, 부서원들의 회식 메뉴를 취합하는데 어떤 사람은 ‘돼지고기 김치찌개’, 다른 사람은 ‘돼지고기김치찌개’, 또 다른 사람은 그냥 ‘김치찌개’라고 제각각 입력해서 나중에 메뉴별 인원을 카운트하느라 고생했던 기억이 납니다.
바로 이럴 때 필요한 것이 엑셀 드롭다운 만들기 기능입니다. 엑셀 드롭다운 만들기는 특정 셀에 사용자가 직접 텍스트를 입력하는 대신, 미리 정해진 목록 중에서만 선택하도록 ‘강제’하는 기능입니다. 이 간단한 기능 하나만으로도 다음과 같은 엄청난 효과를 얻을 수 있습니다.
- 데이터 입력 오류 원천 방지: 오타나 띄어쓰기 오류, 혹은 미묘하게 다른 표현(예: ‘마케팅팀’ vs ‘마케팅 팀’)으로 인해 데이터가 오염되는 것을 완벽하게 막아줍니다.
- 데이터 통일성 및 일관성 확보: 모든 데이터가 동일한 형식으로 입력되므로, 나중에 필터링, 정렬, 피벗 테이블, COUNTIF 함수 등을 사용할 때 데이터 분석의 정확성이 획기적으로 향상됩니다.
- 문서 사용 편의성 증대: 사용자는 무엇을 입력해야 할지 고민할 필요 없이, 목록에서 클릭 한 번으로 간편하게 데이터를 선택할 수 있습니다.
이처럼 엑셀 드롭다운 만들기는 단순한 편의 기능을 넘어, 데이터의 품질을 결정하는 매우 중요한 전문가의 기술입니다. 이번 글에서는 엑셀의 ‘데이터 유효성 검사’ 기능을 활용하여 엑셀 드롭다운 만들기를 위한 가장 일반적인 방법과 간단한 목록을 위한 꿀팁까지 상세히 알려드리겠습니다.
앞선 포스팅에서 정리한 엑셀 관련 글은 아래와 같습니다.
엑셀 콤보박스 만들기 없애기 30초 끝내기
[Excel] 엑셀 동일값 찾기 및 중복값 삭제 방법
[Excel] 엑셀 표 그대로 복사 붙여넣기 방법 2가지
엑셀 표 자동완성, 자동 서식 확장 설정 및 해제
엑셀 필터 오류, 정렬 안됨 오류 10초 해결
드롭다운(Dropdown) UI 특징 및 장점
우선 엑셀 드롭다운 만들기 방법을 정리하기 전에 드롭다운 UI(User Interface, 사용자 인터페이스)의 특징과 어떠한 경우 사용하는 것이 좋을지 정리하고자 합니다.
드롭다운 UI는 사용자가 누를 때 목록이 나타나는 UI 요소입니다. 보통 이러한 드롭다운 요소를 선택하면 다른 UI 요소(목록 등)가 나타나며, 사용자는 그 중에서 선택을 하게 되는데요, 드롭다운은 사용자에게 몇 가지 옵션 중에서 선택하고자 할 때 매우 유용합니다.
드롭다운 UI의 주요 특징은 다음과 같습니다.
- 공간 절약: 드롭다운 UI는 많은 옵션을 표시하고자 할 때 화면 공간을 절약할 수 있습니다. 모든 옵션을 한 번에 표시하는 것보다는, 사용자가 옵션을 선택할 때만 보이도록 제한하는 것이 더 나을 수 있습니다.
- 직관적인 UI: 드롭다운 UI는 사용자가 선택 가능한 옵션을 목록으로 제시하므로, 직관적이고 쉽게 이해할 수 있습니다.
- 다양한 UI 요소와 결합 가능: 드롭다운 UI는 버튼, 텍스트, 이미지 등 다양한 UI 요소와 함께 사용될 수 있습니다. 물론 이번 엑셀을 사용한 포스팅과는 크게 관련은 없으나 큰 특징 중에 하나 입니다.
드롭다운 UI는 웹, 앱, 데스크톱 등 다양한 플랫폼에서 널리 사용되고 있으며 다양한 형태와 디자인으로 구현될 수 있습니다.
엑셀 드롭다운 만들기 (데이터 유효성 검사 기능 활용)
앞서 설명한 드롭다운 UI를 엑셀에 적용하기 위해서는 “데이터 유효성 검사”라는 기능을 사용하게 됩니다. 이번 세션에서는 가볍게 엑셀의 “데이터 유효성 검사”라는 기능이 무엇인지 정리하고 엑셀 드롭다운 만들기 방법을 정리하려고 합니다.
엑셀의 데이터 유효성 검사 기능이란
엑셀의 데이터 유효성 검사 기능은 셀에 입력되는 데이터의 유효성을 검사하여 사용자가 잘못된 데이터를 입력하는 것을 방지하는 기능입니다. 이 기능은 데이터의 일관성과 정확성을 유지하는 데 매우 유용한 기능입니다. 여기서는 이를 활용하여 엑셀 드롭다운 만들기를 하려고 합니다.
데이터 유효성 검사 기능은 다음과 같은 장점이 있습니다.
- 데이터 일관성 유지: 데이터 유효성 검사를 사용하면 잘못된 데이터 입력을 방지하여 데이터 일관성을 유지할 수 있습니다.
- 오류 방지: 데이터 유효성 검사를 사용하면 사용자의 입력 오류를 방지할 수 있습니다.
- 시간 절약: 사용자가 잘못된 데이터를 입력한 경우 수정을 요구하는 추가적인 작업을 방지할 수 있습니다. 보통 의견 취합 등에 있어서 데이터 일관성이 달라서 재작업하게 되는 경우가 많은데 이를 통해 시간을 절약하고 생산성을 높일 수 있습니다.
참고로 마이크로소프트 지원 페이지에서도 엑셀 데이터 유효성 검사에 대해 가볍게 안내하고 있습니다.
엑셀 드롭다운 만들기 방법
그럼 앞서 설명한 드롭다운 UI를 엑셀의 데이터 유효성 검사를 통해 만드는 방법을 정리해보겠습니다. 우선 예시로 아래와 같이 각각의 글에 대한 카테고리 분류를 드롭다운 UI를 통해 구성하고자 합니다.
1. 드롭다운을 만들 셀 영역 선택 > 데이터 도구 > “데이터 유효성 검사” 선택
우선 드롭다운을 만들 셀 영역을 선택한 다음, 데이터 탭에서 “데이터 도구”를 선택한 다음, “데이터 유효성 검사”를 눌러 줍니다.
2. 데이터 유효성 > 제한 대상 – “목록” 선택 > 원본 영역 선택
데이터 유효성이라는 팝업창이 나타나면 설정 탭에 있는 제한 대상 부분에 “목록”을 선택하고 하단에 있는 “원본” 부분 우측 끝에 있는 아이콘을 눌러 구역 지정을 합니다.
아래와 같이 드롭다운 메뉴 안에 들어갈 내용이 있는 영역을 마우스로 드래그한 다음, 우측 끝의 버튼을 누르면 설정이 완료됩니다. 그 다음 확인 버튼을 누르면 설정이 완료됩니다.
드롭다운 목록 활용도를 높이는 추가 설정 (개인 노하우)
데이터 유효성 검사 기능에는 단순한 엑셀 드롭다운 만들기 외에 사용자의 편의성을 높이는 유용한 추가 옵션이 있습니다.
- ‘설명 메시지’ 추가하기: [데이터 유효성 검사] 창의 [설명 메시지] 탭으로 이동하세요. ‘셀을 선택하면 설명 메시지 표시’에 체크하고, 제목과 설명(예: “리스트에서 담당 부서를 선택해주세요.”)을 입력하면, 해당 셀을 클릭할 때마다 안내 메시지가 나타나 사용자의 정확한 입력을 유도할 수 있습니다.
- ‘오류 메시지’ 설정하기: [오류 메시지] 탭에서는 사용자가 목록에 없는 값을 임의로 입력하려고 할 때 나타나는 경고 메시지를 직접 설정할 수 있습니다. ‘유효하지 않은 데이터를 입력하면 오류 메시지 표시’에 체크하면, 목록 외의 값은 절대 입력할 수 없도록 강제하여 데이터의 무결성을 지킬 수 있습니다.
엑셀 드롭다운 만들기 결과 및 사용법
엑셀 드롭다운 UI가 만들어지면 아래와 같이 해당 셀을 누르면 우측 끝에 화살표가 나타나게 됩니다. 이부분을 선택해주면,
아래 이미지와 같이 앞서 설정해두었던 선택지들이 나타나게 됩니다.
이 부분을 눌러주면 아래와 같이 자동으로 해당 값이 입력되게 됩니다.
이번 포스팅에서는 우선 드롭다운 UI가 무엇인지, 어떠한 경우 사용하면 좋을지 알아보고 엑셀의 데이터 유효성 검사가 무엇인지 정리하고 이와 함께 엑셀 드롭다운 만들기 방법을 정리해보았습니다.
엑셀 드롭다운 만들기 관련 자주 묻는 질문 (FAQ)
Q1: 드롭다운 목록에 항목을 추가하거나 수정하고 싶어요.
A1: 첫 번째 방법으로 만들었다면, 원본 목록이 있는 셀의 내용을 직접 수정하거나 아래에 항목을 추가하면 됩니다. (단, 범위를 다시 지정해야 할 수 있습니다. 이를 방지하려면 원본 목록을 ‘표(Table)’로 만들어두면 범위가 자동으로 확장되어 매우 편리합니다.)
Q2: 셀을 클릭했는데 드롭다운 화살표가 보이지 않아요.
A2: [데이터 유효성 검사] 대화상자의 [설정] 탭에서 ‘셀에 드롭다운 표시’ 항목에 체크가 해제되어 있기 때문입니다. 이 항목을 다시 체크하면 화살표가 나타납니다.
Q3: 목록에 없는 값을 직접 입력하고 싶은데, 오류 메시지가 떠요.
A3: 그것이 바로 데이터 유효성 검사의 목적입니다. 하지만 예외적인 입력을 허용해야 한다면, [데이터 유효성 검사] 창의 [오류 메시지] 탭에서 ‘유효하지 않은 데이터를 입력하면 오류 메시지 표시’ 항목의 체크를 해제하면 됩니다.
Q4: 만든 엑셀 드롭다운을 다른 셀에도 복사할 수 있나요?
A4: 네, 아주 간단합니다. 드롭다운이 적용된 셀을 선택한 후, 셀 오른쪽 하단의 작은 사각형(채우기 핸들)을 잡고 아래나 옆으로 드래그하면 서식이 그대로 복사됩니다. 또는, 일반적인 복사(Ctrl+C), 붙여넣기(Ctrl+V)를 사용해도 동일하게 적용됩니다.
Q5: 엑셀 드롭다운을 완전히 없애고 싶어요.
A5: 드롭다운을 없애고 싶은 셀(들)을 선택합니다. [데이터] > [데이터 유효성 검사] 메뉴를 다시 연 후, 대화상자 왼쪽 하단에 있는 [모두 지우기] 버튼을 누르고 [확인]을 클릭하면 모든 설정이 초기화됩니다.
요약 정리
- 엑셀 드롭다운 만들기란?: 엑셀의 ‘데이터 유효성 검사’ 기능을 통해, 셀에 지정된 목록만 입력하도록 제한하여 데이터의 오류를 막고 통일성을 높이는 핵심 기능입니다.
- 방법 1 (일반적인 경우): 범위 지정
- 별도의 열에 드롭다운에 들어갈 목록을 미리 작성합니다.
- [데이터] > [데이터 유효성 검사]를 실행합니다.
- ‘제한 대상’을 ‘목록’으로, ‘원본’에 작성한 목록의 셀 범위를 지정합니다.
- 방법 2 (간단한 경우): 직접 입력
- ‘데이터 유효성 검사’의 ‘원본’ 입력란에 항목1,항목2,항목3 과 같이 쉼표(,)로 구분하여 직접 입력합니다.
- 개인 노하우:
- (관리 편의성) 드롭다운 목록은 별도의 ‘Data’ 시트에 정리하고 ‘표(Table)’ 서식을 적용해두면, 나중에 목록을 추가할 때 드롭다운 범위가 자동으로 확장되어 매우 편리합니다.
- (사용자 편의성) ‘설명 메시지’와 ‘오류 메시지’를 함께 설정하면, 다른 사람이 문서를 사용할 때 실수를 방지하고 사용성을 극대화할 수 있습니다. 이것이 진정한 엑셀 드롭다운 만들기의 완성입니다.
이 가이드를 통해 단순 반복적인 데이터 입력과 오류 수정의 늪에서 벗어나, 엑셀 드롭다운 만들기 기능으로 스마트하고 정확한 데이터 관리의 전문가가 되어보시기 바랍니다.
앞선 포스팅에서 정리한 엑셀 사용법 및 노하우 관련 글은 아래와 같습니다.
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작성자 : Sean Woo
[전공] HCI(인간-컴퓨터 상호작용)·UX(사용자 경험 연구)
[업무] 신기술 기반 사업 전략·기술 기획·디지털 트랜스포메이션 업무
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