이번 포스팅에서는 직장인들의 칼퇴를 보장하고 보고서의 품격을 높여주는 필수 스킬, 엑셀 인쇄영역 설정 방법과 엑셀 프린트 영역 설정 꿀팁, 그리고 실무자들만 아는 디테일한 엑셀 인쇄 세부 설정 방법까지 정리해 보았습니다.
참고로 아래 글은 아래 테스트 날짜와 기기, 앱 버전에서 작동 여부를 직접 확인 완료 하였습니다.
테스트 날짜 : 26년 2월 10일
윈도우 버전 : Windows 11 Home / 25H2
사용기기 : Microsoft Surface Pro 11th Edition
프로그램명/버전 : Microsoft 365 / Excel / 버전 2601
마이크로소프트의 엑셀(Excel)은 윈도우 운영체제 환경에서 가장 강력하고 의미 있는 킬러 애플리케이션입니다. 방대한 자료 분석이나 통계 처리를 할 때 엑셀만큼 뛰어난 가성비와 범용성을 보여주는 프로그램은 찾기 힘듭니다. 보통 데이터 정리나 수치 계산 목적으로 많이 사용하지만, 깔끔한 표 정리가 가능하여 견적서, 명세서, 결산 보고서 등 일반적인 문서 작성에도 빈번하게 사용됩니다.
하지만 엑셀은 워드나 한글과 달리 ‘페이지’라는 물리적 개념이 모호한 무한한 시트 기반의 프로그램입니다. 이 때문에 문서 작성을 완벽하게 끝내놓고도 막상 엑셀 인쇄영역 설정이 제대로 되지 않아 낭패를 보는 경우가 부지기수입니다. 가장 오른쪽의 중요한 데이터 열(Column) 하나가 잘려서 다음 장에 인쇄되거나, 반대로 표가 한쪽 구석에 콩알만 하게 박혀서 여백이 텅텅 비는 경우가 대표적입니다.
이번 포스팅에서는 이러한 ‘종이 낭비’와 ‘시간 낭비’가 발생하지 않도록 엑셀 인쇄영역 설정을 자유자재로 다루는 방법과, 깔끔한 보고서를 만드는 저만의 개인적인 노하우를 아주 상세하게 정리해 보았습니다.
엑셀 인쇄영역 설정의 기초: 점선 확인하기
엑셀 인쇄영역 설정의 가장 기본은 화면상에 은근하게 표시되는 ‘점선’을 확인하는 것입니다. 엑셀에서 작업을 하다 보면 셀과 셀 사이에 얇은 회색 점선이 생기는 것을 볼 수 있는데, 이것이 바로 ‘페이지 구분선’입니다.
이 인쇄영역 선(점선)을 데이터가 넘어가게 되면, 프린트 시 해당 데이터는 가차 없이 다음 페이지로 넘어가서 인쇄됩니다. 따라서 문서를 작성할 때는 이 점선 안쪽으로 데이터가 들어오는지 수시로 확인해야 엑셀 인쇄영역 설정이 꼬이지 않습니다. 하지만 데이터가 많아지면 열 너비를 일일이 줄여서 이 선을 맞추기가 쉽지 않은데, 이때 아래의 전문적인 방법들을 사용하면 됩니다.
엑셀 인쇄영역 설정 핵심 방법 3가지
실무에서 상황에 따라 골라 쓸 수 있는 가장 확실한 방법 3가지를 소개합니다.
방법 1: 페이지 배율 및 자동 맞춤 (가장 추천하는 노하우)
데이터가 인쇄영역 선을 살짝 넘어가거나 애매하게 잘릴 때, 제가 실무에서 가장 많이 사용하고 강력하게 추천하는 방법은 [페이지 레이아웃]의 ‘너비 자동 맞춤’ 기능입니다.
보통은 아래와 같 인쇄 설정창에서 배율을 90%, 80% 이런 식으로 %단위로 직접 줄이시는 분들이 많습니다.
그렇게 하면 여백이 남거나 글씨가 너무 작아질 수 있습니다. 이럴 때는 아래와 같은 방법으로 설정해 보세요.
- 상단 탭 메뉴 중 [페이지 레이아웃]을 클릭합니다.
- [크기 조정] 그룹에서 ‘너비’ 항목을 ‘자동’으로 두지 말고 [1페이지]로 변경합니다.
- ‘높이’는 데이터 양(행의 개수)에 따라 다르므로 [자동] 상태로 둡니다.
이렇게 너비를 1페이지로 강제 설정하면, 엑셀이 알아서 축소 배율을 계산(예: 87% 등)하여 가로 데이터를 한 페이지 너비 안에 꽉 차게 욱여넣어 줍니다. 엑셀 인쇄영역 설정을 할 때 가장 빠르고 확실하게 ‘데이터 열 잘림’을 방지하는 최고의 노하우입니다.
방법 2: 페이지 나누기 미리 보기 (직관적인 드래그)
배율 조정만으로는 내가 원하는 특정 부분만 인쇄하거나, 페이지를 내 마음대로 나누기가 어렵습니다. 이럴 때는 엑셀 우측 하단에 있는 ‘페이지 나누기 미리 보기’ 버튼을 활용하여 엑셀 인쇄영역 설정을 눈으로 보면서 조절할 수 있습니다.
- 엑셀 화면 우측 하단, 확대/축소 슬라이드 바 바로 왼쪽에 있는 세 번째 버튼(책 펼친 모양 아이콘)을 클릭합니다.
- 또는 상단 [보기] 탭에서 [페이지 나누기 미리 보기]를 선택해도 됩니다.
이 버튼을 누르면 작업 화면이 회색 배경으로 바뀌면서 실제 인쇄될 영역만 하얀색으로 표시되고, 테두리에 파란색 실선과 점선이 나타납니다.
- 파란색 실선: 전체 엑셀 인쇄영역 설정의 외곽 경계선입니다.
- 파란색 점선: 페이지가 나뉘는 구간입니다.
이 파란색 선을 마우스로 잡고 드래그하여 움직이면, 내가 인쇄하고 싶은 범위를 내 마음대로 늘리거나 줄일 수 있습니다. 예를 들어 2페이지로 나뉘는 점선을 잡아서 오른쪽 끝 실선 쪽으로 끌어당기면 1페이지로 강제 통합됩니다. 직관적으로 엑셀 인쇄영역 설정을 조절할 수 있어 매우 편리합니다.
방법 3: 인쇄 영역 설정 (특정 부분만 인쇄)
데이터가 방대한 시트에서 일부분(예: 특정 표 하나)만 딱 잘라서 인쇄하고 싶을 때 사용하는 방법입니다.
- 인쇄하고 싶은 셀들만 마우스로 드래그하여 블록 지정합니다.
- 상단 탭 메뉴 중 [페이지 레이아웃]을 클릭합니다.
- [인쇄 영역] 메뉴를 누른 뒤 [인쇄 영역 설정]을 클릭합니다.
이렇게 하면 시트에 아무리 많은 데이터가 있어도, 방금 선택한 그 부분만 엑셀 인쇄영역 설정이 완료되어 인쇄 버튼을 눌렀을 때 해당 부분만 깔끔하게 출력됩니다. (해제하려면 같은 메뉴에서 [인쇄 영역 해제]를 누르면 됩니다.)
엑셀 인쇄 세부 설정 (보고서 퀄리티 높이는 꿀팁)
엑셀 인쇄영역 설정 최적화가 완료되었다면, 이제 출력을 위한 디테일을 다듬어야 합니다. 특히 표가 종이 한쪽 구석에 쏠리는 현상을 방지하고, 페이지마다 제목이 나오게 하는 팁은 보고서의 기본입니다.
우선 좌측 상단에 있는 [파일] 탭을 누르고 [인쇄] 메뉴로 들어갑니다. (단축키: Ctrl + P)
1. 파일 > 인쇄 > 활성시트/ 전체 통합 문서/ 선택 영역 인쇄 설정
파일 화면에서 좌측의 인쇄 탭을 누르면 상세 인쇄 설정이 가능합니다. 우선 엑셀 인쇄 영역에 대해서 기본 “활성 시트 (현재 포커싱되어 있는 시트) 인쇄”가 기본으로 되어 있는데요, 전체 통합 문서나 선택 영역만 인쇄하도록 설정이 가능합니다.
2. 파일 > 인쇄 > 인쇄 용지 선택
A4라고 적힌 부분을 누르면 인쇄할 용지를 선택할 수 있습니다.
단, 이 경우 우측에 있는 미리보기를 확인하여 원하는 여백 크기, 콘텐츠 크기로 나타나는지 꼭 확인이 필요합니다.
3. 파일 > 인쇄 > 페이지 설정
마지막으로 엑셀 인쇄 세부설정 중 고급 설정 (여백 또는 머리글/바닥글 등)에 대해서는 우측 하단에 “페이지 설정”이라고 적힌 텍스트 버튼을 눌러서 가능합니다.
추가로 여기에서 아래와 같은 방법으로 여백 및 가운데 맞춤 설정을 진행할 수도 있습니다. 표가 종이 왼쪽 위 구석에 처박혀(?) 있지 않도록 설정 하는 방법 입니다.
- 인쇄 미리 보기 메뉴 하단에 있는 [페이지 설정] 텍스트 링크를 클릭합니다.
- [여백] 탭으로 이동합니다.
- 하단에 ‘페이지 가운데 맞춤’ 항목이 있습니다. 여기서 [가로]와 [세로]를 모두 체크합니다.
이 설정을 하면 데이터 양이 적더라도 종이의 정중앙에 표가 위치하게 되어 훨씬 균형 잡힌 보고서를 만들 수 있습니다. 엑셀 인쇄영역 설정을 아무리 잘해도 이 설정을 안 하면 표가 쏠려 보일 수 있으니 꼭 체크하시기 바랍니다.
참고로 마이크로소프트 지원 여기 링크에서 엑셀 페이지 설정에 대해서 간단하게 안내하고 있습니다.
(추가) 반복할 행 설정 (인쇄 제목)
데이터가 세로로 길어서 2페이지, 3페이지로 넘어갈 때, 첫 페이지에만 제목(헤더: 품명, 수량, 단가 등)이 나오고 두 번째 페이지부터는 제목 없이 숫자만 나와서 보기가 매우 불편한 경우가 있습니다. 이때는 인쇄 메뉴가 아니라 다시 편집 화면으로 돌아와야 합니다.
- [페이지 레이아웃] 탭 > [인쇄 제목]을 클릭합니다.
- [시트] 탭에서 ‘반복할 행’ 구역의 입력창을 클릭합니다.
- 마우스로 제목이 들어있는 행(예: 1행~3행)을 직접 클릭하여 선택합니다.
- [확인]을 누릅니다.
이렇게 하면 엑셀 인쇄영역 설정이 된 모든 페이지의 최상단에 제목이 고정되어 출력되므로 문서를 보는 사람이 페이지를 넘겨도 편하게 내용을 파악할 수 있습니다.
엑셀 인쇄영역 설정 개인 노하우
단순한 설정을 넘어 실무에서 시간을 단축시키는 저만의 팁을 공유합니다.
- 단축키 Ctrl + P 생활화:
작업을 하다가 수시로 Ctrl + P를 눌러 인쇄 미리 보기를 확인하세요. “나중에 한 번에 맞춰야지”라고 생각하다가 마지막에 데이터가 다 틀어져서 고생하는 경우가 많습니다. - 빠른 보기 전환:
메뉴 탭을 누를 필요 없이, 엑셀 우측 하단의 작은 아이콘 3개(기본 보기, 페이지 레이아웃, 페이지 나누기 미리 보기)를 적극 활용하세요. 특히 가운데 있는 [페이지 레이아웃] 보기를 누르면 실제 A4 용지에 어떻게 찍힐지 자(Ruler)와 함께 보여주어 머리글/바닥글 편집에 유용합니다. - 좁은 여백 활용:
데이터가 아주 조금 넘쳐서 2장이 될 때는, 배율을 줄이기보다 [여백] 설정에서 ‘좁게’를 먼저 선택해 보세요. 글자 크기를 줄이지 않고도 한 페이지에 넣을 수 있는 가장 쉬운 방법입니다.
엑셀 인쇄영역 설정 관련 자주 묻는 질문 (FAQ)
Q1. 인쇄 미리 보기에서는 보이는데 실제 인쇄하면 잘려서 나와요.
A1. 프린터마다 인쇄 가능한 여백의 한계(Hard margin)가 다르기 때문입니다. 엑셀 인쇄영역 설정에서 여백을 너무 ‘0’에 가깝게 좁게 설정했다면 프린터가 표현하지 못하고 잘릴 수 있습니다. 여백을 최소 0.5~1cm 정도는 주는 것이 안전합니다.
Q2. 인쇄 버튼을 눌렀는데 백지만 나와요.
A2. 두 가지 경우입니다. 첫째, 글자 색이 흰색이거나 배경색과 같을 때. 둘째, ‘인쇄 영역 설정’이 데이터가 없는 빈 셀 쪽에 잘못 지정되어 있을 때입니다. [페이지 레이아웃] > [인쇄 영역] > [인쇄 영역 해제]를 누르고 다시 시도해 보세요.
Q3. 엑셀 눈금선(셀 테두리)까지 같이 인쇄하고 싶어요.
A3. 엑셀의 회색 눈금선은 기본적으로 인쇄되지 않습니다. 이를 인쇄하려면 [페이지 레이아웃] 탭 > [시트 옵션] 그룹에서 눈금선 밑에 있는 [인쇄] 체크박스를 체크하면 됩니다. 혹은 셀 서식에서 직접 테두리를 그려주는 것이 더 깔끔합니다.
Q4. 특정 페이지만 골라서 인쇄할 수 있나요?
A4. 네, 가능합니다. Ctrl + P를 눌러 인쇄 설정창에 간 뒤, 설정 부분에서 ‘페이지’란에 원하는 번호(예: 1 시작, 1 끝)를 입력하면 1페이지만 인쇄됩니다.
Q5. 인쇄영역 점선이 안 보여요.
A5. [파일] > [옵션] > [고급] 탭으로 이동하여 ‘이 워크시트의 표시 옵션’ 섹션에서 ‘페이지 나누기 표시’에 체크가 되어 있는지 확인해 보세요. 체크하면 점선이 다시 나타납니다.
핵심 요약
- 기본: 인쇄영역 선(점선)을 수시로 확인하며 작업한다.
- 자동 맞춤: [페이지 레이아웃] > 너비를 ‘1페이지’로 설정하면 가로 잘림 해결.
- 시각적 조절: [보기] > [페이지 나누기 미리 보기]에서 파란 선을 드래그하여 조절.
- 세부 설정: [페이지 설정]에서 ‘페이지 가운데 맞춤’과 ‘반복할 행’ 설정 필수.
- 영역 지정: 특정 부분만 원할 땐 드래그 후 [인쇄 영역 설정] 클릭.
이번 포스팅에서는 엑셀 문서를 작성할 때 가장 마지막 단계이자 완성도를 결정짓는 엑셀 인쇄영역 설정 방법과 엑셀 프린트 영역 설정을 올바르게 할 수 있는 3가지 방법, 그리고 세부 설정 꿀팁까지 정리해 보았습니다.
앞선 포스팅에서 정리한 엑셀 사용법 및 노하우 관련 글은 아래와 같습니다.
엑셀 날짜 계산 방법 및 수식 30초 내 알기 쉽게 정리
엑셀 암호 해제 및 비밀번호 설정 2가지 방법 꿀팁 정리
작성자 :Sean Woo
[전공] HCI(인간-컴퓨터 상호작용)·UX(사용자 경험 연구)
[업무] 신기술 기반 사업 전략·기술 기획·디지털 트랜스포메이션 업무
ITmanual.net에서는 실생활, 업무를 진행하면서 느꼈던,
스마트폰(아이폰·갤럭시)·운영체제·각종 앱/프로그램·IT기기 활용 노하우를 실생활 중심 IT 매뉴얼로 정리합니다.