이번 포스팅에서는 이메일 첨부나 클라우드 업로드를 가로막는 거대한 파일 크기 문제를 해결하기 위해, 워드 용량 줄이기의 핵심 기술인 그림 압축과 글꼴 포함 해제 설정 방법에 대해 2분 만에 끝낼 수 있도록 자세히 정리해보았습니다.
참고로 아래 글은 아래 테스트 날짜와 기기, 앱 버전에서 작동 여부를 직접 확인 완료 하였습니다.
테스트 날짜 : 25년 12월 6일
윈도우 버전 : Windows 11 Home / 25H2
사용기기 : Microsoft Surface Pro 11th Edition
프로그램명/버전 : Microsoft 365 / Word / 버전 2510
열심히 작성한 보고서나 기획서를 이메일로 보내려고 하는데, “파일 용량이 너무 커서 첨부할 수 없습니다”라는 메시지에 당황했던 경험, 직장인이나 학생이라면 누구나 한 번쯤 있으실 겁니다. 특히 고해상도 사진을 잔뜩 넣었거나, 멋진 디자인을 위해 특수 폰트를 사용한 문서라면 10MB, 20MB를 훌쩍 넘기는 일도 다반사입니다.
이처럼 무거운 문서는 단순히 전송이 어려운 것뿐만 아니라, 파일을 여는 속도를 느리게 하고, 저장 공간을 낭비하며, 무엇보다 받는 사람에게 “무거운 파일을 보내는 센스 없는 사람”이라는 인상을 줄 수 있습니다.
저 역시 중요한 보고서를 보낼 때 파일 용량이 커서 메일 발송에 실패하는 아찔한 경험을 한 적이 있습니다. 그때 알게 된 것이 바로 워드 내에 숨겨진 ‘그림 압축’과 ‘글꼴 설정’ 기능이었습니다. 이 두 가지만 제대로 설정해도 문서의 품질은 유지하면서 파일 크기를 절반, 아니 1/10 수준으로 획기적으로 줄일 수 있습니다.
이번 글에서는 복잡한 프로그램 없이 워드 자체 기능만으로 워드 용량 줄이기를 완벽하게 해내는 2가지 핵심 꿀팁을 상세히 알려드리겠습니다.
이미지 다이어트: ‘그림 압축’으로 워드 용량 줄이기
문서 용량이 비대해지는 주범은 90% 이상 ‘이미지(사진)’입니다. 스마트폰으로 찍은 고화질 사진을 그대로 넣으면 눈에 보이지 않는 거대한 데이터가 문서 안에 숨게 됩니다. 워드의 ‘그림 압축’ 기능을 사용하면, 눈으로 보는 화질은 유지하면서 불필요한 데이터를 싹 걷어낼 수 있습니다.
가령 우측 하단과 같은 이미지가 포함된 문서가 있다고 가정했을 때 일반 이미지를 넣고 저장을 하면 아래와 같이 약 280KB 정도 워드 파일 용량을 차지하는 것을 확인할 수 있습니다. 이를 워드 용량 줄이기 – 그림 압축을 통해 절반 정도로 파일 크기를 줄여보도록 하겠습니다.
(1) 특정 이미지만 골라 압축하기 (선택적 다이어트)
1. 이미지 선택 및 ‘그림 서식’ 탭 활성화
문서 내에서 용량을 줄이고 싶은 이미지를 클릭합니다. 상단 메뉴에 [그림 서식] 탭이 새로 나타나면 클릭합니다.
2. ‘그림 압축’ 메뉴 실행
[그림 서식] 리본 메뉴의 왼쪽 ‘조정’ 그룹에서 [그림 압축] 아이콘(네모난 그림에 화살표가 있는 모양)을 찾아 클릭합니다.
3. 압축 옵션 설정하기 (핵심!)
‘그림 압축’ 팝업 창이 뜨면, 용도에 맞는 해상도를 선택합니다.
- 인쇄 (220ppi): 종이로 출력해서 볼 때 적합. (화질 좋음, 용량 큼)
- 웹 (150ppi): 모니터 화면이나 웹 게시용. (화질 보통, 용량 적당)
- 전자 메일 (96ppi): (추천) 이메일 전송이나 빠른 공유용. 화질은 조금 떨어지지만 워드 용량 줄이기 효과가 가장 강력합니다.
- (중요 체크) ‘잘려진 그림 영역 삭제’에 체크하면, 자르기(Crop) 기능으로 숨겨진 이미지 부분이 영구 삭제되어 용량을 더 줄일 수 있습니다.
(2) 저장할 때 모든 이미지 한방에 압축하기 (일괄 다이어트)
개인적으로 가장 많이 사용하는 방법인데요, 일일이 이미지를 선택하는 것이 귀찮다면, 저장 단계에서 문서 전체의 이미지를 한 번에 압축하는 것이 가장 효율적입니다.
1. 파일 > 저장 > “추가 옵션” 선택
워드의 좌측 상단 파일 메뉴를 선택한 다음, 저장 버튼을 누르고 파일 이름을 입력한 다음 아래에 보이는 “추가 옵션” 버튼을 눌러줍니다.
2. 도구 > “그림 압축” 선택
다름 이름으로 저장 팝업이 나타나면 “도구” 항목을 누른 다음, 하단에 나타난 설정 기능 항목 중에서 “그림 압축”을 선택줍니다.
3. 그림 압축 팝업 > “잘려진 그림 영역 삭제” 선택 > “전자 메일 공유할 문서 크기 최소화” 선택 > “확인”, “저장“ 선택
그림 압축 팝업이 나타나면, 잘려진 그림 영역 삭제를 체크하고 아래의 웹(150ppi) 또는 전자 메일(96ppi)를 선택한 다음, “확인” 버튼을 누르고 저장을 진행 합니다.
위와 같은 방법으로 그림 압축을 진행하면 워드 용량 줄이기로 50% 정도 파일 크기가 줄어든 것을 확인할 수 있습니다. (기존 280KB >> 그림 압축 후 148KB)
참고로 MS오피스의 그림 압축 기능에 대해서는 마이크로소프트 지원 페이지에서도 가볍게 안내하고 있습니다.
폰트 다이어트: ‘글꼴 포함 해제’로 워드 용량 줄이기
문서에 사용된 독특한 글꼴(폰트) 파일이 문서 안에 통째로 저장되어 용량을 차지하는 경우가 있습니다. 이를 해제하면 텍스트 위주 문서의 용량을 획기적으로 줄일 수 있습니다.
1. 워드 옵션 메뉴 진입하기
워드 왼쪽 상단의 [파일] 탭을 클릭하고, 왼쪽 메뉴 하단의 [더 보기…] > [옵션]을 선택합니다.
2. Word 옵션 > 저장 > “파일의 글꼴 포함” 해제
Word 옵션창이 나타나면 좌측 리스트 중에 “저장” 항목을 선택한 다음, 우측 하단의 “파일의 글꼴 포함”의 체크 박스를 해제해줍니다. 그 다음 우측 하단의 “확인” 버튼을 눌러줍니다.
- 체크 해제 (권장): 글꼴 파일을 문서에 저장하지 않습니다. 워드 용량 줄이기 효과가 가장 크지만, 해당 글꼴이 없는 PC에서는 기본 폰트로 대체되어 보일 수 있습니다.
- (대안) ‘문서에 사용된 문자만 포함’ 체크: 글꼴을 꼭 포함해야 한다면, 이 옵션을 선택하세요. 폰트 파일 전체가 아닌, 실제 사용된 글자만 저장하여 용량을 어느 정도 줄일 수 있습니다.
워드 용량 줄이기 관련 자주 묻는 질문 (FAQ)
Q1: 그림 압축을 하면 화질이 많이 깨지나요?
A1: ‘전자 메일 (96ppi)’로 설정하면 확대했을 때 약간의 계단 현상이 보일 수 있습니다. 하지만 일반적인 모니터 화면에서 문서를 읽거나 프레젠테이션을 하는 용도라면 크게 거슬리지 않는 수준입니다. 인쇄물 제작 등 고화질이 꼭 필요한 경우에만 ‘인쇄 (220ppi)’ 또는 ‘HD (330ppi)’를 선택하세요.
Q2: 글꼴 포함을 해제했는데 다른 컴퓨터에서 글씨가 깨져요.
A2: 네, 그것이 단점입니다. 상대방 PC에 해당 폰트가 설치되어 있지 않다면 굴림이나 맑은 고딕 같은 기본 서체로 대체되어 보입니다. 제 경우에는 디자인 또는 서식/프레임이 중요한 보고서라면 ‘PDF로 저장’ 하는 방식으로 폰트 깨짐도 막고 용량도 줄이는 방법을 자주 씁니다.
Q3: 이미 압축한 이미지를 다시 고화질로 되돌릴 수 있나요?
A3: 아니요, 불가능합니다. 한 번 압축되어 저장된 이미지는 원본 데이터가 삭제되었기 때문에 다시 화질을 높일 수 없습니다. 따라서 중요한 원본 이미지는 별도로 보관하거나, 원본 문서 파일(_v1)을 따로 저장해두고 사본(_압축본)으로 작업하는 습관을 들이는 것이 좋습니다.
Q4: 워드 용량 줄이기를 했는데도 여전히 파일이 커요.
A4: 이미지나 폰트 외에도, 문서 안에 삽입된 ‘개체’가 원인일 수 있습니다. 다른 엑셀 파일이나 파워포인트 슬라이드를 ‘개체 삽입’으로 넣었다면, 해당 파일 전체가 워드 안에 포함되므로 용량이 매우 커집니다. 개체 대신 이미지로 붙여넣거나, 링크로 연결하는 방식을 고려해 보세요.
Q5: PDF로 저장하면 용량이 더 줄어드나요?
A5: 일반적으로는 그렇습니다. [파일] > [내보내기] > [PDF/XPS 문서 만들기]를 통해 PDF로 저장하면, 텍스트와 이미지가 효율적으로 압축되어 워드 용량 줄이기 효과를 볼 수 있습니다. 또한 상대방이 문서를 수정할 수 없게 보호하는 효과도 덤으로 얻을 수 있습니다.
요약 정리
- 핵심 1 (이미지): [그림 서식] > [그림 압축] 또는 F12 저장 시 [도구] > [그림 압축]에서 해상도를 ‘전자 메일(96ppi)’로 낮추기.
- 핵심 2 (글꼴): [파일] > [옵션] > [저장]에서 ‘파일의 글꼴 포함’ 체크 해제.
- 개인 노하우:
- 이미지는 ‘잘려진 그림 영역 삭제’를 꼭 체크하여 숨겨진 데이터까지 날려버리세요.
- 디자인 유지가 중요하다면 워드 파일 대신 PDF로 변환하여 보내는 것이 용량과 가독성을 모두 잡는 비결입니다.
이 가이드를 통해 무거운 워드 문서의 군살을 쏙 빼고, 언제 어디서나 가볍고 빠르게 공유할 수 있는 스마트한 문서 작업 환경을 만드시기 바랍니다.
앞선 포스팅에서 정리한 워드 관련 글은 아래와 같습니다.
한글 워드 변환 2가지 방법 (hwp doc 변환 10초내 끝내기)
[MS Word 꿀팁] 워드 들여쓰기 맞추기 설정 3가지 방법 (단축키, 첫 줄 들여쓰기, 일괄 설정)
작성자 : Sean Woo
[전공] HCI(인간-컴퓨터 상호작용)·UX(사용자 경험 연구)
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