이번 포스팅에서는 Excel 엑셀 용량 줄이기 방법, 바이너리 통합 문서 xlsb란 무엇인지 알아보고 문서 서식 변경과 그림압축을 통해 엑셀 용량 줄이기 방법에 대해 알아보았습니다.
엑셀(Excel)은 방대한 양의 데이터를 관리하고 정리할 수 있는 매우 유용한 도구입니다. 이를 통해 사용자는 숫자, 텍스트, 날짜 등의 다양한 데이터를 표 형식으로 체계적으로 정리할 수 있습니다. 이러한 데이터를 시각적으로 더 쉽게 이해할 수 있도록 엑셀은 서식 설정, 매크로 작성, 이미지 삽입 등 다양한 기능을 제공합니다.
엑셀에서도 셀의 크기, 색상, 글꼴 등을 변경하여 데이터를 더욱 가독성 있게 만들 수 있습니다. 또한 매크로를 통해 반복적인 작업을 자동화하는 작은 프로그램 또한 만들기가 가능합니다. 게다가 이미지를 삽입하여 데이터를 시각적으로 더욱 풍부하게 표현할 수 있습니다. 예를 들어, 특정 데이터에 대한 그래프나 차트를 추가하거나 설명을 돕기 위해 사진을 삽입할 수 있습니다.
하지만 이러한 다양한 요소들을 하나의 엑셀 파일에 추가하게 되면, 파일의 크기가 점점 커지게 됩니다. 데이터의 양이 많아질수록, 이미지가 많이 삽입될수록, 그리고 복잡한 매크로가 많이 작성될수록 파일의 용량은 더 크게 증가합니다. 파일의 크기가 커질수록, 이를 열고 작업하는 데 걸리는 시간도 길어지게 됩니다.
용량이 커진 엑셀 파일을 열 때마다 컴퓨터는 더 많은 자원을 사용하게 됩니다. 파일을 읽어들이고, 내부의 데이터를 처리하고, 화면에 표시하는 과정에서 컴퓨터의 메모리와 처리 능력이 많이 소모됩니다. 이로 인해 컴퓨터의 성능이 저하되고, 전체적인 작동 속도가 느려지게 됩니다. 즉, 파일을 열고 닫는 데 시간이 더 걸리고, 데이터 입력이나 수정 작업도 지연될 수 있습니다.
따라서 엑셀 파일의 크기를 관리하고 최적화하는 것이 매우 중요합니다. 이번 포스팅에서는 이러한 경우 유용한 엑셀 용량 줄이기 방법에 대해 정리해보았습니다. 우선 바이너리 통합 문서 .xlsb 형식이란 무엇인지 알아보고, 그림압축을 통해 엑셀 용량 줄이기 방법에 대해 알아보았습니다.
엑셀 용량 줄이기 (1) 바이너리 통합 문서 (.xlsb) 변환
엑셀의 바이너리 통합 문서 (.xlsb) 형식은 엑셀 파일을 저장하는 한 방법으로, 기존의 .xlsx 파일 형식과는 다른 바이너리(binary) 형식으로 데이터를 저장합니다. .xlsb 파일 형식은 데이터를 바이너리 코드로 저장하여 파일 크기를 줄이고, 엑셀 파일의 읽기 및 쓰기 속도를 향상시킵니다.
엑셀 문서 형식을 바꿔서 저장해서 엑셀 용량 줄이기 방법에 대해 정리하기 전에 바이너리 통합 문서 (.xlsb) 란 무엇인지, 장단점에 대해 정리해보았습니다.
엑셀 바이너리 통합 문서 (.xlsb)란?
엑셀 바이너리 통합 문서 (.xlsb)는 Excel의 파일 형식 중 하나로, 데이터를 바이너리 형식으로 저장하는 파일입니다. 기존의 .xlsx 형식과는 달리, .xlsb 형식은 데이터와 메타데이터를 텍스트 기반의 XML 형식이 아닌 바이너리 형식으로 저장합니다.
(+) 파일 크기 감소
.xlsb 형식은 데이터와 메타데이터를 바이너리 형식으로 저장하여, .xlsx 형식에 비해 파일 크기가 크게 줄어듭니다. 바이너리 형식은 XML 형식보다 데이터 저장 효율이 높아, 동일한 양의 데이터를 저장할 때 훨씬 적은 공간을 차지합니다. 이는 특히 대용량 데이터 파일에서 유용합니다.
(+) 빠른 파일 열기 및 저장
바이너리 형식으로 저장되기 때문에, 파일을 열고 저장하는 속도가 .xlsx 형식보다 빠릅니다. XML 형식은 데이터를 텍스트로 표현하기 때문에 읽고 쓰는 과정에서 시간이 더 소요됩니다. 반면, 바이너리 형식은 직접 컴퓨터가 이해할 수 있는 형태로 저장되므로 처리 속도가 더 빠릅니다.
(+) 메모리 사용량 감소
파일 크기가 줄어들면서 엑셀을 실행할 때 필요한 메모리 사용량도 줄어듭니다. 이는 전체 시스템 성능을 향상시킬 수 있습니다. 메모리 사용량이 적으면 다른 프로그램과 엑셀을 동시에 실행할 때도 시스템의 부하가 줄어들어 보다 원활한 작업이 가능합니다.
(-) 호환성 문제 및 가독성
사실 엑셀 바이너리 통합 문서는 위와 같은 장점도 있지만 호환성이나 가독성 측면에는 단점도 존재합니다. 가령, 오래된 버전의 엑셀이나 다른 스프레드시트 프로그램에서는 .xlsb 파일을 열 수 없는 경우가 있습니다. 이는 파일을 공유할 때 문제가 될 수 있습니다.
또한, .xlsx 파일은 XML 형식으로 저장되어 사람이 읽을 수 있지만, .xlsb 파일은 바이너리 형식으로 저장되기 때문에 사람이 직접 읽기 어렵습니다. 이는 파일을 분석하거나 수정할 때 불편할 수 있습니다.
참고로 마이크로소프트 고객지원 페이지에서 엑셀에서 지원하는 파일 형식에 대해 가볍게 안내하고 있습니다.
엑셀 바이너리 통합 문서로 파일 형식 바꾸기
기존의 .xlsx 형식이 아닌 .xlsb 형식으로 저장하여 엑셀 용량 줄이기 방법은 아래와 같습니다.
주의 사항
Excel 바이너리 통합 문서 (.xlsb) 형식은 오래된 버전의 엑셀이나 일부 다른 스프레드시트 프로그램에서는 열리지 않을 수 있습니다. 이를 참고하여 파일 형식을 변경해야 합니다.
파일 형식을 변경하기 전에 원본 파일을 백업해 두는 것이 좋습니다.
1. 엑셀 파일 열기 > 파일 메뉴 선택
먼저, 용량을 줄이고자 하는 엑셀 파일을 엽니다. 엑셀이 실행된 상태에서, 상단 메뉴 바에 있는 “파일” 메뉴를 선택합니다.
2. 다른 이름으로 저장 (복사본 저장) > 파일 형식 변경
파일 메뉴를 클릭하면 좌측에 여러 항목이 나타납니다. 그 중에서 “복사본 저장”을 선택한 후, 우측의 기본 설정되어 있는 “Excel 통합 문서” 항목 – 파일 형식 드롭다운 메뉴를 눌러 줍니다. 여기에서 “Excel 바이너리 통합 문서”를 선택합니다.
아래와 같이 변경하여 저장하기를 선택하면 엑셀 파일 용량이 줄어든 것을 확인할 수 있습니다.
엑셀 용량 줄이기 (2) 그림 압축
만일 엑셀에 그림이 삽입되어 있다면 그림 압축을 통해 파일 용량을 줄일 수 있습니다. 그림압축을 통해 엑셀 용량 줄이기 방법은 두 가지 – 리본 메뉴에서 그림 압축 버튼을 누르는 방법과 다른 이름으로 저장할 때 그림 압축을 사용하는 방법이 있습니다.
리본 메뉴에서 그림 압축 버튼을 사용하여 압축하기
그림 선택하기 > 상단 그림 서식 선택 > 리본 메뉴에서 그림 압축 선택
엑셀에서 압축하려는 그림을 선택합니다. 여러 그림을 한 번에 선택하려면 Ctrl 키를 누른 상태에서 각각의 그림을 클릭합니다. 그 다음 상단의 메뉴 중에서 “그림 서식”을 눌러 줍니다.
그 다음, 아래 이미지와 같이 그림 서식에 대한 리본 메뉴 중에서 “그림 압축” 아이콘을 눌러 줍니다.
다른 이름으로 저장할 때 그림 압축하기
파일 메뉴 > 복사본 저장(다른 이름으로 저장) > 도구 > 그림 압축
상단의 파일 메뉴를 선택한 다음, 좌측의 본사본 저장(다른 이름으로 저장) 항목을 누르고 파일 선택 창이 나타나면 아래와 같이 우측 하단의 “도구” 버튼을 누르고 “그림 압축”을 선택할 수도 있습니다.
위와 같은 2가지 경로를 통해 아래 이미지와 같은 그림 압축 팝업창이 나타나게 됩니다.
여기에서, 아래와 같이 설정해주면 엑셀 용량 줄이기가 가능합니다.
- 압축 옵션 섹션에서 그림의 잘려진 부분 삭제 체크박스를 선택합니다. 이 옵션을 선택하면 잘라낸 그림의 부분이 삭제되어 파일 크기가 줄어듭니다.
- 해상도 설정 섹션에서 웹/화면(150ppi) 또는 전자메일(96ppi) 중 하나를 선택합니다. 해상도를 낮추면 그림 품질은 조금 떨어지지만 파일 크기를 상당히 줄일 수 있습니다.
이번 포스팅에서는 엑셀 용량 줄이기 방법에 대해 정리해보았습니다. 우선 바이너리 통합 문서 .xlsb 형식이란 무엇인지 알아보고, 그림압축을 통해 엑셀 용량 줄이기 방법에 대해 알아보았습니다.
앞선 포스팅에서 정리한 엑셀 관련 글은 아래와 같습니다.
Excel 엑셀 리본메뉴 사라짐 해결 4가지 방법 및 리본 설정 단축키