이번 포스팅에서는 엑셀 데이터 분석의 기초이자 가장 빈번하게 사용되는 핵심 기능인 엑셀 개수 세기 3대장 함수(COUNT, COUNTA, COUNTIF)의 사용법을 1분 만에 마스터할 수 있도록 예제와 함께 자세히 정리해보았습니다.
참고로 아래 글은 아래 테스트 날짜와 기기, 앱 버전에서 작동 여부를 직접 확인 완료 하였습니다.
테스트 날짜 : 25년 12월 7일
윈도우 버전 : Windows 11 Home / 25H2
사용기기 : Microsoft Surface Pro 11th Edition
프로그램명/버전 : Microsoft 365 / Excel / 버전 2510
수백, 수천 행에 달하는 방대한 데이터 속에서 “참석 인원이 몇 명이지?”, “회비를 안 낸 사람은 몇 명일까?”, “판매 실적이 100만 원 이상인 제품은 몇 개지?”와 같은 질문에 답해야 할 때, 아직도 손가락으로 하나씩 세고 계신가요?
엑셀은 단순한 계산기를 넘어, 데이터를 효율적으로 관리하고 분석하는 강력한 도구입니다. 특히 엑셀 개수 세기 기능은 데이터의 현황을 파악하는 가장 기초적인 단계로, 이 기능만 제대로 활용해도 업무 시간을 획기적으로 단축할 수 있습니다.
저 역시 오래 수많은 설문조사 결과를 정리하며 빈칸(무응답) 개수와 특정 답변 개수를 세느라 눈이 빠질 뻔했던 경험이 있습니다. 하지만 오늘 소개할 함수들을 알게 된 후로는, 아무리 많은 데이터라도 단 1초 만에 정확한 수치를 뽑아낼 수 있게 되었습니다. 특히 ‘숫자만 세는지’, ‘문자도 포함하는지’, ‘조건이 필요한지’에 따라 함수를 골라 쓰는 것이 핵심입니다.
이번 글에서는 상황에 딱 맞는 엑셀 개수 세기 함수 5가지를 총정리하고, 실무에서 가장 많이 쓰이는 핵심 함수 3종의 활용법을 상세히 알려드리겠습니다.
엑셀 개수 세기 함수 5총사 완벽 정리
엑셀에는 상황에 따라 골라 쓸 수 있는 다양한 개수 세기 함수가 있습니다. 헷갈리지 않도록 핵심만 요약해 드립니다.
- COUNT: 오직 ‘숫자’가 들어있는 셀의 개수만 셉니다. (문자 X)
- COUNTA: 숫자든 문자든 ‘비어있지 않은’ 모든 셀의 개수를 셉니다. (가장 많이 사용)
- COUNTIF: ‘하나의 조건’을 만족하는 셀의 개수를 셉니다. (예: “사과”인 셀 개수)
- COUNTBLANK: 반대로 ‘비어있는(공백)’ 셀의 개수만 셉니다.
- COUNTIFS: ‘여러 개의 조건’을 모두 만족하는 셀의 개수를 셉니다. (예: “사과”이면서 “판매량 10개 이상”인 셀)
1. COUNT 함수: 숫자 데이터 개수만 필요할 때
- 사용법: =COUNT(범위)
- 예시: =COUNT(A1:A10)
이 함수는 범위 내에서 날짜, 금액, 수량 등 ‘숫자 형식’의 데이터가 몇 개인지 셀 때 사용합니다.
(주의) 텍스트(“참석”, “미납” 등)가 입력된 셀은 카운트하지 않습니다. 따라서 명단에서 인원수를 셀 때 이름(텍스트) 범위를 잡고 COUNT를 쓰면 결과가 0이 나옵니다. 반드시 숫자가 있는 열을 선택해야 합니다.
2. COUNTA 함수: 빈칸 빼고 다 세고 싶을 때 (가장 추천)
- 사용법: =COUNTA(범위)
- 예시: =COUNTA(B1:B100)
(개인 노하우) 실무에서 가장 활용도가 높은 엑셀 개수 세기 함수입니다. 이름, 품목명, OX 표시 등 데이터의 종류와 상관없이 내용이 입력된 모든 셀을 셉니다. 전체 인원수나 데이터의 총 행 개수를 파악할 때 가장 유용합니다.
3. COUNTIF 함수: 특정 조건에 맞는 개수만 쏙쏙
- 사용법: =COUNTIF(범위, “조건”)
- 예시 1 (문자): =COUNTIF(C1:C50, “합격”) (C열에서 “합격”이라고 적힌 셀 개수)
- 예시 2 (숫자): =COUNTIF(D1:D50, “>=80”) (D열에서 80점 이상인 셀 개수)
단순 개수가 아니라, 내가 원하는 데이터가 몇 개인지 파악해야 할 때 필수적인 함수입니다. 출석부에서 “결석” 횟수를 세거나, 성적표에서 “90점 이상” 학생 수를 셀 때 강력한 힘을 발휘합니다.
(꿀팁) 조건 부분에는 반드시 큰따옴표""를 붙여야 합니다. (예: “>100”, “서울”)
4. COUNTBLANK 함수: 비어있는 셀(누락된 데이터) 찾기
- 사용법: =COUNTBLANK(범위)
- 예시: =COUNTBLANK(D2:D100) (D열에서 데이터가 입력되지 않은 빈 셀의 개수)
데이터를 관리하다 보면 입력되지 않은 ‘누락된 값’을 찾아야 할 때가 있습니다. 예를 들어, 회비 미납자(빈칸) 수나 설문조사 무응답자 수를 파악할 때 이 함수를 사용하면 빈 셀의 개수만 정확하게 세어줍니다.
(주의) 눈에는 빈칸처럼 보이지만 스페이스바(공백)가 입력된 셀은 ‘문자’가 있는 것으로 인식하여 카운트하지 않습니다. 데이터 정리가 덜 된 경우 TRIM 함수 등으로 공백을 제거한 후 사용하는 것이 좋습니다.
5. COUNTIFS 함수: 여러 조건을 동시에 만족하는 개수 (AND)
- 사용법: =COUNTIFS(범위1, “조건1”, 범위2, “조건2”, …)
- 예시: =COUNTIFS(A2:A50, “1반”, C2:C50, “여”) (A열이 “1반”이면서 동시에 C열이 “여”인 학생 수)
COUNTIF가 하나의 조건만 검사한다면, COUNTIFS는 두 개 이상의 교집합(AND)을 구할 때 사용하는 강력한 함수입니다. 예를 들어, “서울 지점”이면서 “판매량이 100개 이상”인 건수나, “김씨 성을 가진” 사람 중 “부장” 직급인 사람의 수를 셀 때 필수적입니다. 조건은 계속해서 추가할 수 있습니다.
(꿀팁) COUNTIFS를 사용할 때 가장 중요한 점은 모든 범위(Range)의 크기가 똑같아야 한다는 것입니다. 범위1은 10행까지 잡고, 범위2는 20행까지 잡으면 #VALUE! 오류가 발생하니 주의하세요.
(개인 의견) 요약 정리: 어떤 함수를 써야 할까?
- 숫자만 세고 싶다? 👉 COUNT
- 문자든 숫자든 채워진 건 다 세고 싶다? 👉 COUNTA (추천)
- 빈칸(누락)만 찾고 싶다? 👉 COUNTBLANK
- 조건이 하나다? (사과 개수) 👉 COUNTIF
- 조건이 여러 개다? (1반 여자 개수) 👉 COUNTIFS
이 5가지 함수만 마스터해도 엑셀에서 개수 세기 때문에 고생하시는 일은 없으실 겁니다!
엑셀 개수 세기 함수 사용법 상세 예시
엑셀 개수 세기 함수에 대한 상세 사용법을 예시로 정리해보면 아래와 같습니다. 대표적으로 가장 많이 사용되는 COUNT, COUNTA, COUNTIF 사용법을 정리해보았습니다.
1. COUNT (숫자가 있는 셀 개수 세기)
COUNT는 숫자가 있는 셀, 즉 문자나 빈칸이 아닌 숫자가 입력된 셀의 개수를 모두 세는 함수입니다.
=COUNT(시작셀:끝셀) (예: COUNT(A1:A100))
가령 아래 이미지와 같이 1월 열에 있는 숫자가 입력된 셀의 개수를 구할 수 있습니다.
사용법은 COUNT(시작셀 : 끝셀) 을 입력해주면 됩니다.
다만 COUNT함수는 숫자가 아닌 문자는 셀 수 업습니다. 그러므로 만약 아래와 같이 “포스팅 못함” 등의 문자가 있을 경우 해당 셀은 카운팅하지 않게 됩니다.
2. COUNTA (숫자, 문자가 있는 셀 개수 세기)
COUNTA함수는 기본적으로 빈칸이 아닌 셀의 개수를 구하므로 COUNT와 매우 유사하지만 숫자 뿐만 아니라 문자까지도 셀 수 있는 함수입니다.
=COUNTA(시작셀:끝셀) (예: COUNTA(B1:B100))
가령 아래와 같이 “포스팅 못함” 또는 “셀 수 없음” 등의 문자열이 있음에도 숫자와 함께 정상적으로 카운팅되는 것을 확인할 수 있습니다.
3. COUNTIF ( 특정 조건 셀 개수 세기 )
COUNTIF는 특정 조건을 부여할 수 있습니다. 특정 영역을 지정하고 조건을 부여하면 해당 조건의 셀의 개수를 셀 수 있는 함수 입니다.
=COUNTIF(시작셀:끝셀,조건) (예: COUNTIF(D1:D1000, “포스팅 못함”))
가령 아래와 같이 숫자 범위 조건 지정도 가능합니다. 예를 들어 아래와 같이 조건식으로 “>3” (3보다 큰 셀) 개수를 세도록 할 수도 있습니다.
엑셀 개수 세기 관련 자주 묻는 질문 (FAQ)
Q1: COUNTA 함수를 썼는데 빈칸까지 세는 것 같아요.
A1: 눈에는 빈칸처럼 보여도 실제로는 스페이스바(공백)가 입력되어 있거나, 수식의 결과가 빈 문자열("")로 반환된 경우일 수 있습니다. 엑셀은 이것도 ‘데이터’로 인식합니다. 확실한 빈칸만 세고 싶다면 COUNTBLANK 함수를 사용해 보세요.
Q2: 두 가지 조건을 동시에 만족하는 개수는 어떻게 세나요? (예: 1반이면서 여학생)
A2: COUNTIFS 함수를 사용해야 합니다. =COUNTIFS(반_범위, “1반”, 성별_범위, “여”) 처럼 조건을 콤마(,)로 연결하여 계속 추가할 수 있습니다.
Q3: 필터를 걸어서 화면에 보이는 개수만 세고 싶어요.
A3: COUNT나 COUNTA는 숨겨진 행까지 모두 셉니다. 필터링된 화면상의 데이터만 개수를 세려면 SUBTOTAL 함수를 사용해야 합니다. (=SUBTOTAL(103, 범위) → 보이는 셀의 개수 세기)
Q4: 특정 글자가 ‘포함’된 셀 개수도 셀 수 있나요? (예: ‘김’씨 성을 가진 사람)
A4: 네, COUNTIF 함수와 와일드카드(*)를 조합하면 됩니다. =COUNTIF(범위, “김*”)이라고 입력하면 ‘김’으로 시작하는 모든 단어를 찾아냅니다.
Q5: 중복된 값을 제외하고 고유한 값의 개수만 세고 싶어요.
A5: 이는 조금 복잡하지만, 최신 엑셀(Office 365 등)에서는 =COUNTA(UNIQUE(범위)) 함수를 조합하여 간단하게 해결할 수 있습니다. 구버전에서는 피벗 테이블을 활용하는 것이 좋습니다.
참고로 마이크로소프트 지원 페이지에서도 엑셀 개수 세기 함수에 대해서 간단하게 정리하고 있습니다.
요약 정리
- 숫자만 세고 싶다: =COUNT(범위)
- 문자든 숫자든 입력된 건 다 세고 싶다: =COUNTA(범위) (가장 추천)
- 특정 조건(텍스트, 숫자 크기)만 세고 싶다: =COUNTIF(범위, “조건”)
- 빈칸만 세고 싶다: =COUNTBLANK(범위)
- 여러 조건을 동시에 만족해야 한다: =COUNTIFS(범위, 조건1, 범위, 조건2…)
이 가이드를 통해 더 이상 일일이 세는 노가다에서 벗어나, 엑셀 개수 세기 함수를 자유자재로 활용하여 칼퇴근을 부르는 스마트한 업무 환경을 만드시기 바랍니다.
이번 포스팅에서는 엑셀 개수 세기 함수 5가지가 어떤 것들이 있는지 정리해보고, COUNT, COUNTA, COUNTIF에 대해서 예제를 통해서 상세 사용법에 대해 살펴보았습니다.
앞선 포스팅에서 정리한 엑셀 사용법 및 노하우 관련 글은 아래와 같습니다.
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작성자 :Sean Woo
[전공] HCI(인간-컴퓨터 상호작용)·UX(사용자 경험 연구)
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