이번 포스팅에서는 마이크로소프트 아웃룩(Outlook)에서 실수로 보낸 메일을 회수하는 아웃룩 메일 회수 및 재전송 방법, 마이크로소프트 아웃룩(Outlook)의 가장 핵심적인 기능인 메일 보내기, 보낸 메일 다시 보내기, 그리고 잘못 보낸 메일 회수하는 방법에 대해 정리해보았습니다.
참고로 아래 글은 아래 테스트 날짜와 기기, 앱 버전에서 작동 여부를 직접 확인 완료 하였습니다.
테스트 날짜 : 25년 10월 18일
윈도우 버전 : Windows 11 Home / 24H2
사용기기 : Microsoft Surface Pro 11th Edition
프로그램명/버전 : Microsoft 365 / Outlook (classic) / 버전 2509
마이크로소프트 아웃룩(Outlook)은 전 세계 수많은 직장인과 개인이 사용하는 표준 이메일 클라이언트로서, 단순한 메시지 전송을 넘어 체계적인 커뮤니케이션 관리를 가능하게 합니다. 이메일 업무의 가장 기본은 원하는 내용을 정확하게 작성하여 상대방에게 보내는 것이지만, 실제 업무 환경에서는 다양한 변수가 발생합니다.
이전에 보냈던 메일의 내용을 일부 수정하여 다른 사람에게 다시 보내야 하거나, 첨부 파일을 빠뜨렸거나 수신인을 잘못 지정하는 등 실수로 메일을 발송하는 경우가 바로 그것입니다. 이러한 상황에 효과적으로 대처하기 위해 아웃룩은 몇 가지 유용한 추가 기능을 제공합니다.
첫 번째는 ‘메시지 다시 보내기’ 기능입니다. 이 기능은 ‘보낸 편지함’에 있는 기존 메일을 그대로 불러와 내용을 수정하거나 수신인을 변경하여 새로운 메일로 간편하게 재전송할 수 있게 해줍니다. 과거의 이력을 바탕으로 새로운 메일을 작성해야 할 때 매우 효율적입니다.
두 번째는 ‘보낸 메시지 회수’ 기능입니다. 잘못된 내용을 보내거나 수신인을 잘못 지정했을 때, 상대방이 해당 메일을 읽기 전에 서버에서 삭제하거나 새로운 내용의 메일로 대체하는 기능입니다. 하지만 이 ‘회수’ 기능은 몇 가지 중요한 전제 조건이 따릅니다.
이번 포스팅에서는 아웃룩 메일 회수 및 아웃룩 메일 재전송 방법에 대해 정리해보았습니다. 우선 아웃룩의 가장 기초적인 새 메일 작성 및 보내기부터, 업무 효율을 높여주는 메시지 다시 보내기, 그리고 실수를 만회할 수 있는 메시지 회수 기능의 사용 방법/조건까지 대해 상세히 알아보았습니다.
앞선 포스팅에서 정리한 이메일 관련 글은 아래와 같습니다.
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아웃룩 새 전자 메일 보내기
가장 기본적인 기능으로, 새로운 메일을 작성하여 발송하는 방법입니다.
'새 전자 메일' 선택 > 메일 내용 작성 및 발송
아웃룩을 실행한 후, 왼쪽 상단의 [홈] 탭에 있는 [새 전자 메일] 리본 메뉴를 선택 합니다. (단축키: Ctrl + N) ‘새 전자 메일’을 클릭하면 메시지 작성을 위한 별도의 창이 나타납니다. 이 창에서 아래의 항목을 순서대로 입력합니다.
- 받는 사람: 메일을 수신할 사람의 이메일 주소를 입력합니다. 주소록에 있다면 이름의 일부만 입력해도 자동으로 완성됩니다.
- 참조/숨은 참조: 필요에 따라 참조(CC) 또는 숨은 참조(BCC)에 수신인을 추가합니다.
- 제목: 메일의 내용을 함축적으로 나타내는 제목을 입력합니다.
- 본문: 전달하고자 하는 상세 내용을 작성하고, 필요하다면 파일을 첨부합니다.
모든 내용 작성이 완료되면 왼쪽 상단의 [보내기] 버튼을 클릭하여 메일을 발송합니다.
아웃룩 메일 재전송, 보낸 메일 다시 보내기
이전에 보냈던 메일을 기반으로 내용을 수정하거나 아웃룩 메일 재전송, 다른 사람에게 다시 보내야 할 때 사용하는 편리한 기능입니다.
1. ‘보낸 편지함’으로 이동 > 다시 보낼 메일 열기
아웃룩 왼쪽의 폴더 창에서 [보낸 편지함]을 선택합니다. 이곳에는 내가 발송했던 모든 메일이 저장되어 있습니다. ‘보낸 편지함’ 목록에서 다시 보내려는 메일을 찾아서 마우스로 더블 클릭하여 별도의 창으로 엽니다.
2. ‘메시지 다시 전송’ 기능 실행
메일이 새 창으로 열리면 상단 메뉴에서 [메시지] 탭이 활성화되어 있는지 확인합니다. 그 후, [이동] 그룹에 있는 [동작] 드롭다운 메뉴를 클릭합니다. 펼쳐진 메뉴에서 아웃룩 메일 재전송을 위해 [이 메시지 다시 전송…]를 선택합니다.
3. 내용 수정 및 아웃룩 메일 재전송
‘이 메시지 다시 보내기’를 클릭하면 기존 내용이 그대로 복사된 새로운 메일 작성 창이 나타납니다. 이제 받는 사람, 제목, 본문 내용, 첨부 파일 등을 자유롭게 수정한 후 [보내기] 버튼을 눌러 재전송할 수 있습니다.
아웃룩 메일 회수하기 (Recall)
실수로 잘못 보낸 메일을 상대방이 읽기 전에 삭제하거나 수정된 버전으로 대체하는 기능입니다. 단, 성공을 위한 제약 조건이 많아 사용에 주의가 필요합니다.
※ 아웃룩 메일 회수 기능 조건
1) 보내는 사람과 받는 사람 모두 동일한 조직 내의 Microsoft Exchange 또는 Microsoft 365 계정을 사용해야 합니다. (예: 같은 회사 서버 사용)
2) 받는 사람이 아직 해당 메일을 읽지 않은 상태여야 합니다.
3) 받는 사람이 아웃룩의 '읽음 창'에서 미리 보기로 내용을 확인하지 않아야 합니다.
4) 메일이 받는 사람의 규칙에 의해 다른 폴더로 이동되지 않아야 합니다.
5) 받는 사람이 웹 버전 아웃룩(OWA)이나 모바일 앱이 아닌, 데스크톱 버전의 아웃룩을 사용 중일 때 성공 확률이 높습니다.
1. ‘보낸 편지함’에서 회수할 메일 열기
‘다시 보내기’와 마찬가지로, [보낸 편지함]으로 이동하여 회수하고 싶은 메일을 더블 클릭하여 새 창으로 엽니다.
2. ‘보낸 메시지 회수’ 기능 실행
메일 창 상단 메뉴의 [메시지] 탭 → [이동] 그룹 → [동작] 드롭다운 메뉴를 클릭하고, [보낸 메시지 회수…]를 선택합니다.
3. 아웃룩 메일 회수 옵션 선택
‘보낸 메시지 회수’ 창이 나타나면 두 가지 옵션 중 하나를 선택할 수 있습니다.
- 읽지 않았으면 이 메시지를 삭제합니다: 상대방이 아직 읽지 않았다면 원본 메시지를 삭제만 합니다.
- 읽지 않았으면 삭제하고 새 메시지로 바꿉니다: 원본 메시지를 삭제하고, 즉시 수정된 새 메시지를 보낼 수 있는 작성 창을 엽니다.
또한, 아래의 ‘각 메시지 회수 상태를 알려 줌’ 체크박스를 선택하면 각 수신자별로 회수 성공 또는 실패 여부를 메일로 알려줍니다. 원하는 옵션을 선택한 후 [확인]을 선택합니다.
(개인 노하우) 화면 하단의 ‘각 메시지 회수 상태를 알려 줌’ 체크박스는 반드시 선택하는 것이 좋습니다. 이를 통해 각 수신자별로 아웃룩 메일 회수가 성공했는지, 실패했는지 결과를 메일로 통보받을 수 있습니다.
4. 회수 결과 확인
Gmail, Naver 등 외부 메일 계정으로 보냈거나 회수 조건이 충족되지 않으면, 상대방에게는 원본 메일과 함께 “[보낸 사람] 님이 [메일 제목] 메시지를 회수하려고 합니다.” 라는 알림 메시지가 추가로 가게 됩니다. 즉, 회수가 실패하고 오히려 회수 시도를 했다는 사실만 알려주게 될 수 있으므로 신중하게 사용해야 합니다.
참고로 마이크로소프트 고객지원 페이지에서 아웃룩 메일 회수 방법에 대해 가볍게 안내하고 있습니다.
[궁극의 개인 노하우] ‘발송 지연’ 규칙으로 아웃룩 메일 회수 원천 차단하기
가장 좋은 아웃룩 메일 회수 방법은, 애초에 회수가 필요한 상황을 만들지 않는 것입니다. 모든 메일을 보낸 후 1~2분 정도의 ‘골든 타임’을 만들어주는 ‘발송 지연’ 규칙을 설정해두면 실수를 99% 예방할 수 있습니다.
- 아웃룩 [파일] > [규칙 및 알림 관리] > [새 규칙]으로 이동합니다.
- ‘새 규칙 시작’ 섹션에서 ‘보내는 메시지에 규칙 적용’을 선택하고 [다음]을 누릅니다.
- 조건 선택 화면에서는 아무것도 선택하지 말고 바로 [다음]을 누릅니다. (모든 메일에 적용하기 위함)
- 작업 선택 화면에서 ‘지정한 시간(분)만큼 배달 지연’에 체크하고, 아래 파란색 링크를 눌러 지연 시간(예:
1분 또는2분)을 설정한 후 [다음]을 누릅니다. - 예외 조건도 선택 없이 [다음]을 누르고, 규칙 이름을 지정한 뒤 [마침]을 누릅니다.
이제부터 [보내기] 버튼을 누른 모든 메일은 ‘보낼 편지함’에 설정된 시간만큼 머물렀다가 자동으로 발송됩니다. 이 시간 안에 실수를 발견했다면, ‘보낼 편지함’에 있는 메일을 열어 수정하거나 삭제하면 됩니다.
아웃룩 메일 회수 관련 자주 묻는 질문 (FAQ)
Q1: Gmail이나 Naver 메일로 보낸 메일도 아웃룩 메일 회수가 가능한가요?
A1: 절대 불가능합니다. 아웃룩 메일 회수 기능은 보내는 사람과 받는 사람 모두가 같은 회사(조직)의 Microsoft Exchange 또는 Microsoft 365 서버를 사용할 때만 작동하는 내부 기능입니다.
Q2: 상대방이 이미 메일을 읽었는데, 회수를 시도하면 어떻게 되나요?
A2: 회수는 실패하며, 상대방은 원본 메일을 그대로 가지고 있는 상태에서 추가로 “[보낸 사람]이 메시지를 회수하려고 합니다.”라는 알림 메일만 받게 됩니다.
Q3: 아웃룩 메일 회수가 성공하면 상대방에게는 어떻게 보이나요?
A3: 성공하면, 상대방의 받은 편지함에서 해당 메일이 아무런 흔적 없이 그냥 사라집니다.
Q4: 메일 회수 성공 여부를 어떻게 확실히 알 수 있나요?
A4: 회수 옵션 창에서 ‘각 메시지 회수 상태를 알려 줌’에 체크했다면, 각 수신자별로 ‘회수 성공’ 또는 ‘회수 실패’라는 제목의 추적 보고서 메일이 나에게 옵니다.
Q5: 아웃룩 메일 회수 성공률을 높이는 방법이 있나요?
A5: 최대한 빨리 시도하는 것이 유일한 방법입니다. 메일을 보낸 직후 실수를 인지했다면, 1초라도 빨리 회수를 시도하여 상대방이 메일을 열어보기 전에 삭제하는 것이 성공 확률을 높이는 길입니다.
요약 정리
- 아웃룩 메일 재전송:
- [보낸 편지함]에서 메일을 더블 클릭하여 연 후, [메시지] > [동작] > [이 메시지 다시 전송] 선택.
- 아웃룩 메일 회수:
- (조건) 받는 사람이 같은 조직 내 Exchange/M365 사용자이며, 메일을 아직 읽지 않았을 때만 성공 가능. 외부 메일(Gmail 등)은 절대 불가.
- (방법) [보낸 편지함]에서 메일을 더블 클릭하여 연 후, [메시지] > [동작] > [보낸 메시지 회수] 선택.
- 실패 시 위험:
- 회수 실패 시, 상대방에게 ‘회수 시도’ 알림이 추가로 발송되어 오히려 실수가 부각될 수 있음.
- 궁극의 예방책 (개인 노하우):
- ‘발송 지연 규칙’을 1~2분으로 설정하여, 메일이 즉시 발송되지 않고 ‘보낼 편지함’에 잠시 머무르게 하는 ‘실수 만회 시간’을 확보하는 것이 가장 확실한 방법입니다.
아웃룩 메일 회수는 최후의 수단일 뿐, 만능 해결책이 아닙니다. 가장 좋은 방법은 ‘발송 지연’ 규칙을 설정하고, 보내기 전 수신인과 첨부 파일을 다시 한번 확인하는 습관을 들이는 것입니다.
앞선 포스팅에서 정리한 이메일 관련 글은 아래와 같습니다.
다음메일 한메일 관계 및 한메일(hanmail.net)으로 메일 보내기 받기 3초 끝내기
iPhone 아이폰 지메일 설정 방법 1분 끝내기 꿀팁 (아이폰 지메일 연동)
작성자 : Sean Woo
[전공] HCI(인간-컴퓨터 상호작용)·UX(사용자 경험 연구)
[업무] 신기술 기반 사업 전략·기술 기획·디지털 트랜스포메이션 업무
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