이번 포스팅에서는 엑셀 PDF 저장 및 변환 3가지 방법에 대해 정리해보았습니다. 외부 앱이나 웹페이지를 이용하지 않고 기본 엑셀 프로그램으로 저장/내보내기/인쇄 기능 만으로 엑셀 PDF 저장 및 변환 방법에 대해 살펴보았습니다.
엑셀은 Microsoft Office를 대표하는 스프레드시트 프로그램으로, 수치 계산, 데이터 정리, 차트 생성, 표 형식 문서 작성 등을 간편하게 할 수 있는 소프트웨어입니다. 학교 과제, 회사 업무 뿐 아니라 가계부 관리, 연구 보고서 등 데이터 처리가 필요한 다양한 분야에서 손쉽게 활용할 수 있어, 많은 사람이 꾸준히 사용하고 있습니다.
엑셀 파일을 다른 사람과 공유할 때, ‘.xlsx’ 확장자로 직접 전달하는 경우가 많습니다. 그러나 아래와 같은 상황에서는 엑셀 파일을 PDF로 만들어서 공유하는 편이 더 유용할 수 있습니다.
- 무단 편집 또는 수정 방지
- 공유한 문서가 임의로 수정되면 안 되는 경우, PDF 형태로 공유함으로써 무단 편집을 어느 정도 방지할 수 있습니다.
- 상대방이 Microsoft Office를 설치하지 않은 경우
- 상대방이 엑셀 파일을 열기 위한 프로그램(Office, Excel 뷰어 등)이 없는 환경일 수도 있습니다. PDF는 별도의 뷰어가 무료로 배포되고 있어 다양한 환경에서 쉽게 열어볼 수 있습니다.
- 문서 레이아웃 유지
- 엑셀 파일의 서식이나 차트가 깨지지 않도록, 원본의 형태 그대로 문서를 보여주고 싶을 때 PDF를 사용하면 훨씬 안정적으로 서식을 유지할 수 있습니다.
이번 포스팅에서는 이러한 경우 매우 유용한 엑셀 PDF 저장 방법에 대해 정리해보았습니다. 우선 엑셀 PDF 저장/변환 전 주의사항 – 페이지 잘림 현상 해결 방법에 대해 알아보고, 엑셀 PDF 저장 3가지 방법 – 저장하기/내보내기/인쇄 방법에 대해 상세하게 살펴보았습니다.
엑셀 PDF 저장 시 발생하는 문제(페이지 잘림 현상)
엑셀에서 작성한 문서를 PDF로 변환 혹은 실제 프린터로 인쇄할 때, 아래와 같은 문제가 종종 발생합니다.
- 페이지가 어색하게 나뉨: A4 용지 기준으로 작업했다 생각했는데, 막상 인쇄 미리 보기나 PDF 변환 시 두 페이지로 나뉘어 버리는 경우가 많습니다.
- 열/행 일부가 잘림: 셀 내용이 미묘하게 오른쪽이나 아래로 넘어가서 한두 줄이 별도의 페이지로 떨어지는 문제가 생깁니다.
이러한 문제는 [페이지 나누기 미리 보기] 또는 [인쇄 미리 보기] 기능을 사용해 미리 점검하면 어느 정도 방지할 수 있습니다.
아래 이미지와 같이 우측 하단에 있는 [페이지 나누기 미리 보기] 버튼을 눌러서 미리 PDF 또는 인쇄 시 페이지 나눠짐을 확인할 수 있습니다.
![[Excel 꿀팁] 엑셀 pdf 저장 변환 3가지 방법 3초 해결 (페이지 잘림 해결)](https://i0.wp.com/itmanual.cdn3.cafe24.com/c12441.jpg?w=750&ssl=1 "[Excel 꿀팁] 엑셀 pdf 저장 변환 3가지 방법 3초 해결 (페이지 잘림 해결) 2")
미리 알아두면 좋은 팁: 페이지 레이아웃 설정
- 용지 방향: 가로, 세로 중 어떤 방식으로 인쇄(또는 PDF 변환)할 것인지 선택해야 합니다. 데이터가 가로로 길게 늘어져 있다면, 용지 방향을 ‘가로’로 설정하는 것이 좋습니다.
- 여백 설정: 너무 꽉 차 있게 인쇄되거나, 반대로 여백이 지나치게 클 때는 [페이지 레이아웃] – [여백]을 적절히 조정하면 됩니다.
- 맞춤 축소/확대: 특정 용지 크기에 맞춰서 한 페이지 안에 모든 내용을 담고 싶다면 [인쇄] – [설정] 항목에서 한 페이지에 맞추기(시트 한 페이지에 맞춤) 같은 기능을 사용해 보세요.
이와 같은 준비 작업을 해놓으면 엑셀 PDF 저장 및 변환 과정이 훨씬 간편해집니다.
엑셀 PDF 저장 3가지 방법
이번에는 실제로 엑셀 PDF 저장 방법, 엑셀을 PDF로 변환하는 3가지 대표적인 방법에 대해 정리해보겠습니다. 어떤 방법을 쓰든 결과적으로 PDF 파일을 생성한다는 점은 동일합니다.
방법 1) 다른 이름으로 저장하기 (복사본 저장)
가장 직관적이며 많은 사용자가 익숙한 방식입니다. 엑셀 자체에서 ‘다른 이름으로 저장 (복사본 저장)’을 눌러 파일 형식을 PDF로 지정하는 과정만 거치면 됩니다.
엑셀 파일 메뉴 > 파일 형식을 PDF로 변환하여 저장
엑셀 문서 작성 완료 후, 왼쪽 상단의 [파일] 메뉴 선택하거나 리본 메뉴에서 [파일]을 선택합니다.
![[Excel 꿀팁] 엑셀 pdf 저장 변환 3가지 방법 3초 해결 (페이지 잘림 해결)](https://i0.wp.com/itmanual.cdn3.cafe24.com/c12442.jpg?w=750&ssl=1 "[Excel 꿀팁] 엑셀 pdf 저장 변환 3가지 방법 3초 해결 (페이지 잘림 해결) 3")
왼쪽 목록에서 [다른 이름으로 저장] 을 선택한 다음, 파일 형식을 PDF로 변경합니다. 일반적으로는 파일 형식이‘.xlsx’로 되어 있으니 이것을 ‘.pdf’로 바꿔주면 됩니다. 최종으로 저장할 PDF 파일 이름을 정한 뒤, [저장] 버튼을 누르면 끝입니다.
![[Excel 꿀팁] 엑셀 pdf 저장 변환 3가지 방법 3초 해결 (페이지 잘림 해결)](https://i0.wp.com/itmanual.cdn3.cafe24.com/c12443.jpg?w=750&ssl=1 "[Excel 꿀팁] 엑셀 pdf 저장 변환 3가지 방법 3초 해결 (페이지 잘림 해결) 4")
이 방법의 장점은 단순하고 간편하다는 것이고, 옵션(인쇄 품질, 표준 또는 최소 크기 등)을 세부적으로 선택할 수 있는 창이 뜨는 경우가 있으므로, 필요에 따라 설정을 변경해보시는 것도 좋습니다.
참고로 해당 방법은 단축키 사용 또한 가능한데요, F12는 “다른 이름으로 저장” 창을 바로 불러오는 단축키입니다. 따라서 다음처럼 빠르게 PDF 파일로 전환할 수 있습니다.
- F12 키를 누른다.
- 저장 위치와 파일 이름 지정
- 파일 형식을 ‘.pdf’로 변경하고 [저장] 누르기
즉 F12는 “다른 이름으로 저장하기” 과정을 한 번에 단축키로 들어간다고 생각하시면 됩니다. 많은 양의 문서 확장자를 바꾸거나, 여러 파일을 반복 저장해야 할 때 유용합니다.
방법 2) 내보내기 기능 사용하기
엑셀 2013 이후 버전부터는 [파일] 메뉴 안에 [내보내기] 항목이 별도로 추가되어 있어, PDF/XPS로 쉽게 문서를 변환할 수 있습니다.
엑셀 파일 메뉴 > '내보내기' 선택 > PDF/XPS 만들기
파일 메뉴을 선택한 다음, 왼쪽 항목에서 [내보내기]를 선택합니다. (또는 더보기… > 내보내기)
![[Excel 꿀팁] 엑셀 pdf 저장 변환 3가지 방법 3초 해결 (페이지 잘림 해결)](https://i0.wp.com/itmanual.cdn3.cafe24.com/c12444.jpg?w=750&ssl=1 "[Excel 꿀팁] 엑셀 pdf 저장 변환 3가지 방법 3초 해결 (페이지 잘림 해결) 5")
내보내기를 선택한 다음, [PDF/XPS 문서 만들기]를 누르고 다시 [PDF/XPS 만들기]를 선택하면 됩니다.
클릭하면 새로운 창이 뜹니다.
이 창에서는 저장 위치, 파일 이름, 용량 최적화 방식(표준/최소 크기) 등을 결정할 수 있습니다.
![[Excel 꿀팁] 엑셀 pdf 저장 변환 3가지 방법 3초 해결 (페이지 잘림 해결)](https://i0.wp.com/itmanual.cdn3.cafe24.com/c12445.jpg?w=750&ssl=1 "[Excel 꿀팁] 엑셀 pdf 저장 변환 3가지 방법 3초 해결 (페이지 잘림 해결) 6")
그 다음 아래 이미지와 같이 파일 이름을 선택하고 [게시] 버튼을 눌러주면 됩니다.
![[Excel 꿀팁] 엑셀 pdf 저장 변환 3가지 방법 3초 해결 (페이지 잘림 해결)](https://i0.wp.com/itmanual.cdn3.cafe24.com/c12446.jpg?w=750&ssl=1 "[Excel 꿀팁] 엑셀 pdf 저장 변환 3가지 방법 3초 해결 (페이지 잘림 해결) 7")
참고로 해당 창의 [옵션] 버튼을 통해 세부 설정이 가능한데요, 예를 들어 특정 페이지 범위만 PDF로 변환하고 싶다면 [페이지 범위] 항목에서 페이지 번호를 지정할 수 있습니다. 또한 ‘인쇄할 수 없는 정보 포함’ 같은 기능을 체크하여 머리글/바닥글, 숨겨진 데이터 등을 포함할지 말지 지정할 수 있습니다.
![[Excel 꿀팁] 엑셀 pdf 저장 변환 3가지 방법 3초 해결 (페이지 잘림 해결)](https://i0.wp.com/itmanual.cdn3.cafe24.com/c12447.jpg?w=750&ssl=1 "[Excel 꿀팁] 엑셀 pdf 저장 변환 3가지 방법 3초 해결 (페이지 잘림 해결) 8")
이 방법의 장점은 PDF/XPS 내보내기 전용 인터페이스를 제공하므로, 다양한 옵션 설정을 한눈에 확인할 수 있다는 점입니다.
방법 3) 인쇄하기(PDF 가상 프린터 사용)
마지막으로, 실제 프린터로 종이 출력하는 과정이 아니라, PDF 출력 드라이버(가상 프린터)를 이용하여 엑셀 PDF 저장을 할 수 있는 방법입니다. 이를 ‘인쇄’라는 용어로 부르지만, 실제로 종이에 인쇄되는 것은 아니며, 결과물로 PDF 파일을 얻습니다.
엑셀 파일 메뉴 > '인쇄' 선택 > 프린터 목록에서 PDF 가상 프린터 선택
우선 파일 메뉴에서 [인쇄]를 선택해 줍니다. 단축키 Ctrl + P를 통해 인쇄 창으로 바로 이동할 수도 있습니다.
![[Excel 꿀팁] 엑셀 pdf 저장 변환 3가지 방법 3초 해결 (페이지 잘림 해결)](https://i0.wp.com/itmanual.cdn3.cafe24.com/c12448.jpg?w=750&ssl=1 "[Excel 꿀팁] 엑셀 pdf 저장 변환 3가지 방법 3초 해결 (페이지 잘림 해결) 9")
프린터 목록에서 ‘Microsoft Print to PDF’(또는 다른 PDF 가상 프린터) 선택합니다. Windows 10 이상 환경에서는 기본으로 ‘Microsoft Print to PDF’가 설치되어 있습니다. 만약 해당 옵션이 없다면 PDFCreator, doPDF 등 무료 PDF 가상 프린터 프로그램을 설치할 수도 있습니다.
필요에 따라 [페이지 설정] → [여백] → [맞춤 크기] 등을 조정하면 한 장으로 만들 수도 있습니다. 그 다음, [인쇄] 버튼 클릭 후 ‘다른 이름으로 저장’을 해주면 됩니다. 실제로는 프린터로 출력되지 않고, 파일 이름을 묻는 창이 뜹니다. PDF로 저장될 위치와 이름을 지정한 뒤, [저장]을 누르면 PDF 변환이 완료됩니다.
![[Excel 꿀팁] 엑셀 pdf 저장 변환 3가지 방법 3초 해결 (페이지 잘림 해결)](https://i0.wp.com/itmanual.cdn3.cafe24.com/c12449.jpg?w=750&ssl=1 "[Excel 꿀팁] 엑셀 pdf 저장 변환 3가지 방법 3초 해결 (페이지 잘림 해결) 10")
이 방법의 가장 큰 장점은 ‘인쇄 미리 보기’ 화면에서 문서가 어떻게 배치될지를 미리 확인하고, 필요하면 축소/확대하여 한 페이지에 맞출 수 있다는 것입니다.
참고로 마이크로소프트 고객지원 페이지에서도 엑셀 PDF 저장/변환 방법에 대해 가볍게 안내하고 있습니다.
이번 포스팅에서는엑셀 PDF 저장 방법에 대해 정리해보았습니다. 우선 엑셀 PDF 저장/변환 전 주의사항 – 페이지 잘림 현상 해결 방법에 대해 알아보고, 엑셀 PDF 저장 3가지 방법 – 저장하기/내보내기/인쇄 방법에 대해 상세하게 살펴보았습니다.
앞선 포스팅에서 정리한 엑셀 관련 글은 아래와 같습니다.
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