이번 포스팅에서는 엑셀 조건부 서식을 활용하여 엑셀 동일값 찾기 및 중복값 삭제 방법에 대해 살펴보았습니다.
엑셀(Excel)은 Microsoft Office 제품군에 포함되어 있는 강력한 기능의 스프레드시트 프로그램입니다. 다양한 수식, 함수, 서식, 매크로 등 광범위한 기능을 제공하여 기초적 자료 분석부터 통계 작업에 이르기까지 폭넓게 활용할 수 있습니다. 특히 직관적인 UI와 풍부한 함수 라이브러리를 통해, 반복적인 업무 데이터를 쉽고 효율적으로 처리하는 데에 큰 도움을 줍니다.
업무 현장에서는 수많은 데이터를 동시에 다루면서 여러 시트 혹은 파일 간 복사가 발생하는 경우가 자주 있습니다. 또한 여러 사람이 함께 작업하거나 대량의 데이터를 취합하다 보면 동일한 내용(예: 품목명, 날짜, 코드 등)이 중복해서 입력되는 경우가 잦습니다. 어느 정도의 양이라면 사람이 직접 눈으로 확인하며 “찾기” 기능으로 하나씩 확인할 수도 있지만, 데이터가 커질수록 중복 여부를 일일이 확인하는 것은 비효율적일 뿐만 아니라 실수도 발생하기 쉽습니다. 반면, 엑셀 조건부서식과 중복된 항목 제거 기능을 이용하면, 동일값(중복값)을 빠르게 찾아내거나 제거할 수 있어 업무 효율이 높아집니다.
이번 글에서는 이러한 내용 중에서도 특히 ‘엑셀 동일값 찾기’와 ‘엑셀 중복값 삭제’ 방법을 살펴보려고 합니다. 예시를 통해 중복 데이터를 색깔로 하이라이트하고, 불필요한 중복을 제거하는 단계별 과정을 정리해보았습니다.
엑셀에서 동일값 찾기와 중복값 삭제는 사용 빈도가 높은 기능이므로, 이를 잘 알아두면 어느 상황에서든 빠르고 효율적으로 데이터를 정리할 수 있습니다. 예를 들어, 대규모 프로젝트에서 수집된 설문 결과를 합치면서 중복된 응답을 제거하거나, 여러 자료를 결합한 뒤 같은 레코드가 있는지 확인하는 작업을 쉽게 처리할 수 있습니다.
엑셀 동일값 찾기
먼저 엑셀 동일값 찾기에 대해 예시로 활용할 간단한 표를 아래와 같이 만들어보았습니다. 여기에는 품목, 수량, 비고(회사명, 메모 등)와 같은 열을 가정하고, 일부 데이터가 반복되는 형식으로 작성하였습니다.
| 품목 | 수량 | 비고 |
|---|---|---|
| ITmanual.net | 10 | 온라인 조회 |
| 모니터 | 15 | 특이사항 없음 |
| 키보드 | 10 | ITmanual.net |
| 마우스 | 20 | 이벤트 안내 |
| ITmanual.net | 12 | 재주문 요청 |
| 데스크탑 | 5 | 사은품 제공 |
| 키보드 | 10 | 온라인 조회 |
| ITmanual.net | 10 | 특이사항 없음 |
| 마우스 | 20 | ITmanual.net |
| 노트북 | 10 | ITmanual.net |
| ITmanual.net | 12 | 재주문 요청 |
| 데스크탑 | 5 | 특이사항 없음 |
| 키보드 | 10 | ITmanual.net |
| 모니터 | 15 | 품절임박 |
표를 보면 몇몇 품목(예: ITmanual.net이라는 항목)이 여러 번 등장합니다. 데이터 양이 적으면 눈으로도 확인 가능하겠지만, 실제 업무 환경에서 수백~수천 줄 이상의 데이터를 다룬다면 이런 중복을 한눈에 찾기가 쉽지 않습니다.
이때 조건부서식을 통해 엑셀 동일값 찾기 – 동일값을 빠르고 직관적으로 확인할 수 있습니다. 엑셀 조건부 서식을 활용하여 엑셀 동일값 찾기 방법은 아래와 같습니다.
1. 엑셀 동일값 찾을 셀 선택 > 홈 탭 선택
엑셀 동일값 찾기를 할 셀 전체를 선택합니다. 마우스 드래그 등을 통해 범위를 지정한 다음, 엑셀 상단 엑셀 상단 메뉴에서 [홈] 탭을 눌러 줍니다.
2. 조건부 서식 > 셀 강조 규칙 > 중복 값
[조건부 서식] → [셀 강조 규칙] → [중복 값] 순서대로 눌러 줍니다.
3. 중복값 서식 지정 창 설정
이 과정을 거치면, “중복 값” 서식을 지정할 수 있는 창이 뜨게 됩니다. 기본적으로는 중복 데이터를 빨간색 채우기로 표시하도록 설정되어 있을 텐데, 필요에 따라 색상이나 글씨 스타일을 변경할 수도 있습니다.
[중복 값] 대화상자에서 서식을 선택한 뒤 [확인] 버튼을 누르면, 선택한 품목 열에서 반복되는 데이터가 강조 표시됩니다.
이렇게 하면 표 내에서 엑셀 동일값 찾기가 진행되어 동일한 품목을 아주 쉽게 식별할 수 있습니다.
특정 열에 대한 중복값 확인이 필요하다면, 열별로 구분해서 진행하거나, 필요에 따라 전체 범위를 잡고 진행해도 됩니다. 단, 이때는 다수 열이 함께 검토되어야 하니, ‘중복 값’ 판단 기준이 어떻게 적용되는지 주의해야 합니다. 보통은 특정 열만 선택해 중복을 확인하는 경우가 많습니다.
조건부서식 하이라이트 해제하기
참고로, 앞서 “엑셀 동일값 찾기”를 위해 적용한 조건부서식 하이라이트는, 더 이상 필요 없을 때 간단히 해제할 수 있습니다.
[홈] 탭에서 [조건부서식] → [규칙 지우기]를 선택합니다.
[선택한 셀의 규칙 지우기] 혹은 [시트 전체에서 규칙 지우기]를 선택해, 표시된 서식을 제거할 수 있습니다. 이렇게 하면 중복값을 찾기 위해 지정한 빨간색 배경 등 시각적 표시가 모두 사라지며, 표가 원래 상태로 돌아옵니다.
엑셀 중복값 삭제 방법
중복 여부를 파악했다면, 이제 불필요한 중복 데이터는 제거할 수 있습니다. “같은 값이 여러 행에 있을 때 그중 하나만 남기고 모두 제거하고 싶다”고 할 경우에는 엑셀 중복값 삭제 기능을 사용하면 됩니다. 이때 엑셀의 [데이터] 탭 → [중복된 항목 제거] 기능을 쓰면 간단하게 정리할 수 있습니다. 아래와 같은 방법으로 엑셀 중복값 삭제가 가능합니다.
1. 표 범위 내 셀 선택 > 데이터 > 데이터 도구 > “중복된 항목 제거” 선택
우선 아무 셀이나 선택합니다(대개 중복된 항목이 포함되어 있는 표 범위 내 아무 셀이면 충분합니다). 엑셀 상단 메뉴에서 [데이터] 탭 → [데이터 도구] → [중복된 항목 제거]를 선택 합니다.
2. 중복값 제거 기준 선택
“중복된 항목 제거” 대화상자가 뜨면, 엑셀은 표 전체 범위를 자동으로 감지하여 선택하게 됩니다. 여기에서 어느 열을 기준으로 중복을 판단할 것인지 결정해야 합니다. 예컨대 품목 열에서의 중복만 제거하고 싶다면 [품목]만 체크하고, 비고 열까지 포함해 같은 내용이 모두 같은 행만 지우려면 [품목, 비고] 등을 동시에 체크할 수 있습니다.
체크 후 [확인]을 누르면, 중복된 항목이 검색되어 제거되고, 제거된 개수와 남은 개수가 안내 메시지로 표시됩니다.
가령 위의 예시에서 품목, 수량, 비고를 모두 선택하면 3가지가 모두 중복인 2개 행이 삭제되어 나타나는 것을 확인할 수 있습니다.
주의사항
- 엑셀 중복값 삭제 기능을 사용할 때는, 행이 삭제된다는 점을 유의해야 합니다. 만약 품목이 중복되지만 다른 열에 중요한 정보가 달리 입력되어 있어서, 그 행을 무조건 지우기 어려운 경우가 있을 수 있습니다. 이럴 때는 완전히 제거하기 전에 백업본을 만들거나, 우선 눈으로 확인해가며 필요 여부를 결정한 뒤 작업하는 것이 좋습니다.
- 또한, 중복 기준이 “품목 열만 볼지, 품목+수량 열을 같이 볼지, 품목+수량+비고 열을 모두 볼지”에 따라 결과가 크게 달라질 수 있으니, 작업 전 어떤 열이 같은지를 명확히 정의하는 것이 중요합니다.
참고로 마이크로소프트 지원 페이지에서 엑셀 조건부 서식 설정 방법에 대해 가볍게 안내하고 있습니다.
이번 포스팅에서는 엑셀 조건부 서식을 활용하여 엑셀 동일값 찾기 및 중복값 삭제 방법에 대해 정리해보았습니다. 업무상 대량의 데이터를 다루다 보면 중복값이 발생하기 쉽고, 사람의 눈으로 이를 전부 확인해 제거하기는 어렵습니다.
이때 [조건부서식] → [중복 값] 기능으로 쉽고 빠르게 동일값(중복값)을 시각적으로 식별할 수 있습니다.
또한, [데이터] → [중복된 항목 제거] 기능을 사용하면, 중복 데이터를 간단히 한 번에 제거할 수 있어 데이터 정리 시간을 크게 단축할 수 있습니다.
필요 없는 경우, 조건부서식으로 강조한 하이라이트는 [규칙 지우기]로 간단히 제거하면 됩니다.
앞으로 엑셀 작업에서 동일 데이터 중복 문제로 고민이 된다면, 이번 글에서 소개한 조건부서식과 중복된 항목 제거 기능을 활용하여 처리할 수 있습니다.
앞선 포스팅에서 정리한 엑셀 관련 글은 아래와 같습니다.
Excel 엑셀 가중평균 구하기 방법 1분 마스터 (SUMPRODUCT 함수 사용법)
Excel 엑셀 천단위 절사 방법 1분 끝내기 (천단위구분 표시, 셀서식 설정 )